Política de reembolso de quilometragem na Colômbia: modelo aprovado por DIAN e UGPP
Modelo de política de reembolso de quilometragem na Colômbia: níveis de aprovação, retenção de comprovantes por 5 anos, conciliação com fatura eletrônica e proteção contra reclassificação pela UGPP.
Por que ter uma política escrita
Na Colômbia, o reembolso pelo uso do veículo particular em diligências de trabalho não tem tarifa oficial; cada empresa define o valor por quilômetro. A ausência de política escrita é a principal causa de achados em visitas da DIAN e de reclassificação para salário pela UGPP. Uma política aprovada, comunicada e aplicada transforma o reembolso em despesa dedutível e protege o empregador.[^dian-deducciones]
Marco legal
A dedutibilidade está no artigo 107 do Estatuto Tributário: causalidade, necessidade e proporcionalidade.[^dian-deducciones] No lado trabalhista, o artigo 128 do Código Substantivo do Trabalho permite que pagamentos destinados a custear despesas não constituam salário, desde que o reembolso corresponda a despesa real e documentada.[^ugpp-naturaleza] A fatura eletrônica é o comprovante por excelência perante a DIAN.[^dian-fe]
Estrutura recomendada
Sete seções: objeto, definições, tarifa por km, requisitos de comprovação, níveis de aprovação, prazos e regime de controle. Deve ser assinada pelo representante legal, datada e versionada.
Tarifa por quilômetro
Defina uma tarifa única calculada sobre o custo real (combustível, manutenção, depreciação, seguros). Reveja anualmente com base no IPC do Banco da República e na variação do preço da gasolina. Registre o cálculo em ata interna.[^banrep-ipc]
Níveis de aprovação
Até 50.000 COP por viagem: chefe direto. Entre 50.001 e 200.000 COP: gerente de área. Acima de 200.000 COP: diretoria financeira. Reembolsos mensais acumulados acima de 25% do salário-base exigem dupla aprovação para evitar interpretação como salário disfarçado.[^ugpp-naturaleza]
Documentação por viagem
Cada solicitação deve conter: data, origem e destino, propósito comercial, quilômetros segundo rota verificável, cliente, fatura eletrônica de combustível ou pedágios e assinatura. A fatura eletrônica deve estar em nome e NIT da empresa.[^dian-fe]
Retenção de comprovantes por 5 anos
O artigo 632 do Estatuto Tributário obriga a guardar os comprovantes pelo prazo de firmeza da declaração, em regra cinco anos. Arquive digitalmente cada solicitação, aprovação, comprovante de pagamento e fatura, com backup em nuvem.[^dian-deducciones]
Conciliação mensal
Mensalmente, a contabilidade concilia reembolsos pagos com faturas eletrônicas, extrato bancário e folha. Diferenças sem explicação retornam ao colaborador antes do fechamento. É a barreira mais eficaz contra glosas da DIAN.[^dian-fe]
Prevenção contra reclassificação UGPP
Evite tarifas planas mensais sem comprovação, exija sempre a bitácora, varie o valor conforme os km reais e documente a finalidade comercial. Guarde atas de revisão que provem a disciplina da política.[^ugpp-naturaleza]