Fatura eletrônica e comprovantes para despesas de viagem na Colômbia: guia 2026
Como documentar despesas de viagem na Colômbia em 2026 conforme Resolução DIAN 000165 de 2023, documento suporte de folha eletrônica, prazos de transmissão e retenções aplicáveis.
Marco normativo em 2026
A Resolução DIAN 000165 de 2023 consolidou o sistema de faturação eletrônica na Colômbia. Junto ao Decreto 358 de 2020, define quais documentos são válidos como suporte de custos, despesas dedutíveis e IVA descontável.[^dian-165] Despesas de viagem (transporte, hotel, alimentação, combustível) devem ser respaldadas por fatura eletrônica de venda validada previamente pela DIAN.
Fatura eletrônica vs documento equivalente POS
Desde novembro de 2024, o documento POS só vale quando o comprador não exige fatura eletrônica e a operação não passa de 5 UVT (≈ COP 235.000 em 2026). Se o viajante pede fatura, o estabelecimento é obrigado a emiti-la com o NIT da empresa.[^dian-165]
Documento suporte de folha eletrônica
Diárias permanentes integram o salário e vão no documento suporte de folha eletrônica. Diárias ocasionais para alimentação e hospedagem não compõem salário, mas devem ser transmitidas em até 10 dias após o fechamento do período.[^dian-nomina]
Suportes para não obrigados a faturar
Quando o fornecedor não é obrigado a emitir fatura, a empresa gera o "documento suporte em aquisições a não obrigados", com CUDS, e o transmite à DIAN. É o único suporte válido para deduzir.[^dian-165]
Retenções aplicáveis
- Retenção na fonte de renda: 3,5% hotel e restaurante, 4% serviços gerais. - Retenção de IVA: 15% sobre o IVA faturado quando aplica. - Retenção de ICA: tarifa municipal conforme atividade.
Prazos de transmissão
A fatura eletrônica é validada em tempo real. Notas crédito e débito têm 48 horas. O documento suporte para não obrigados deve ser transmitido em até 24 horas.[^dian-165]
Reembolso e rastreabilidade
O colaborador entrega o XML (não apenas o PDF) para que o sistema contábil valide o CUFE. O NIT do adquiriente deve ser o da empresa, salvo em adiantamentos pessoais.
Conservação
Documentos são conservados por cinco anos contados a partir de 1° de janeiro do ano seguinte. Conservar apenas o PDF expõe a empresa à rejeição do custo.[^dian-faq]