Factura electrónica y soportes para gastos de viaje en Colombia: guía 2026
Cómo documentar gastos de viaje en Colombia en 2026 según la Resolución DIAN 000165 de 2023, el documento soporte de nómina electrónica, los plazos de transmisión y las retenciones aplicables.
Marco normativo vigente en 2026
La Resolución DIAN 000165 de 2023 consolidó el sistema de facturación electrónica en Colombia y, junto con el Decreto 358 de 2020, define qué documentos son válidos como soporte de costos, gastos deducibles e IVA descontable.[^dian-165] Para 2026, los gastos de viaje (transporte terrestre y aéreo, hotel, alimentación y combustible) deben respaldarse con factura electrónica de venta con validación previa o, en su defecto, con un documento equivalente expresamente reconocido por la norma.
Factura electrónica vs documento equivalente POS
Desde noviembre de 2024 el documento equivalente POS solo es válido cuando el comprador no exige factura electrónica y la operación no supera 5 UVT (≈ COP 235.000 en 2026). Si el viajero solicita factura, el establecimiento está obligado a emitirla con el NIT de la empresa y la descripción del bien o servicio.[^dian-165] Para gastos de hotel, restaurante de cuantía mayor y tiquetes aéreos, la factura electrónica es indispensable.
Documento soporte de nómina electrónica y viáticos
Los viáticos permanentes hacen parte del salario y se reportan en el documento soporte de nómina electrónica (Resolución DIAN 000013 de 2021 y modificatorias). Los viáticos ocasionales destinados a manutención y alojamiento no constituyen salario, pero igualmente deben transmitirse al servicio de nómina electrónica dentro de los 10 días calendario siguientes al cierre del periodo.[^dian-nomina]
Soportes en operaciones con no obligados a facturar
Cuando el proveedor no está obligado a expedir factura (por ejemplo personas naturales no responsables de IVA), la empresa debe generar el "documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar" con CUDS, transmitirlo a la DIAN y conservarlo por cinco años. Este documento es el único soporte válido para deducir el gasto de viaje en renta.[^dian-165]
Retenciones aplicables a gastos de viaje
- Retención en la fuente a título de renta: 3,5% para servicios de hotel y restaurante, 4% para servicios generales y 2,5% para transporte de carga. - Retención de IVA: 15% sobre el IVA facturado cuando aplica el régimen de retenedores. - Retención de ICA: tarifa municipal según la actividad y el municipio donde se preste el servicio.
La empresa debe practicar y declarar estas retenciones aunque el gasto se reembolse posteriormente al colaborador.
Plazos de transmisión y validación
La factura electrónica se valida en tiempo real ante la DIAN antes de ser entregada al adquiriente. Las notas crédito y débito deben transmitirse dentro de las 48 horas siguientes a su generación. El documento soporte en adquisiciones a no obligados se transmite el mismo día de la operación o, a más tardar, dentro de las 24 horas siguientes.[^dian-165]
Reembolso al colaborador y trazabilidad
El colaborador debe entregar al área financiera las facturas electrónicas en formato XML (no solo el PDF de representación gráfica) para que el sistema contable valide el CUFE y la firma digital. La política interna debe exigir que el NIT del adquiriente corresponda a la empresa, no al empleado, salvo en gastos personales reembolsables que se tramiten como anticipos.
Conservación y consulta
Los documentos electrónicos se conservan por cinco años contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su expedición, según el artículo 632 del Estatuto Tributario. La DIAN puede solicitar el XML original en cualquier auditoría; conservar solo el PDF expone a la empresa al rechazo del costo o gasto.
Recomendaciones operativas para 2026
Implementar un flujo de aprobación que verifique automáticamente el CUFE contra el servicio público de la DIAN, integrar la captura de facturas con la plataforma de gestión de gastos y capacitar a viajeros frecuentes en exigir factura electrónica desde el primer día evita rechazos en la declaración de renta y sanciones por gastos no soportados.[^dian-faq]