CST Art. 128: por qué el reembolso de kilometraje no constituye salario en Colombia
Análisis jurídico del art. 128 del CST colombiano: por qué el reembolso de kilometraje no constituye salario, jurisprudencia de la Corte Suprema y casos UGPP.
El artículo 128 del CST y su interpretación moderna
El artículo 128 del Código Sustantivo del Trabajo es la piedra angular para entender por qué ciertos pagos al trabajador no constituyen salario en Colombia.[^cst-128-funcion-56] Su lectura moderna, consolidada por la Corte Suprema de Justicia en su Sala de Casación Laboral durante las últimas dos décadas, permite a las empresas estructurar el reembolso de kilometraje como un pago que no impacta la base prestacional ni los aportes a la seguridad social, siempre que se cumplan condiciones estrictas. En 2026, con la UGPP intensificando sus fiscalizaciones, dominar este artículo es indispensable para gerentes de talento humano y áreas legales.
Qué dice exactamente el artículo 128
El texto del artículo 128, modificado por el artículo 15 de la Ley 50 de 1990, establece que no constituyen salario las sumas que ocasionalmente y por mera liberalidad recibe el trabajador del empleador (primas, bonificaciones, gratificaciones), las que recibe para el desempeño cabal de sus funciones (gastos de representación, medios de transporte, elementos de trabajo) y los beneficios o auxilios habituales u ocasionales que las partes acuerden expresamente como no constitutivos de salario (auxilios de alimentación, vestuario, vivienda).
Pagos no constitutivos de salario: requisitos esenciales
La jurisprudencia exige que para que un pago no constituya salario debe cumplir tres condiciones: que esté expresamente excluido por la norma o pactado por las partes como no salarial, que tenga una causa real distinta de retribuir el servicio prestado y que no constituya un pago habitual encubierto. El reembolso de kilometraje cumple naturalmente estos requisitos cuando reembolsa un costo real incurrido por el trabajador (gasolina, peajes, desgaste del vehículo) en el desempeño cabal de sus funciones comerciales.
Por qué el reembolso de kilometraje cumple con el artículo 128
El reembolso encaja en la categoría de sumas recibidas para el desempeño cabal de las funciones, específicamente como un medio de transporte que el trabajador aporta y por el cual el empleador le reintegra el costo. No es retribución del servicio porque no se paga por trabajar sino por el desplazamiento físico que el trabajo exige. No es liberalidad porque corresponde a un costo demostrable. Y no es habitual encubierto porque varía mes a mes según los kilómetros efectivamente recorridos en gestión comercial.
Jurisprudencia de la Corte Suprema (Sala Laboral)
La Sala de Casación Laboral ha reiterado que el carácter salarial o no de un pago se determina por su naturaleza intrínseca, no por la denominación que las partes le den.[^corte-suprema-56] Sentencias clave establecen que cuando el pago corresponde a un reintegro de gasto efectivamente incurrido y documentado, no es salario aunque sea habitual. Sin embargo, si la empresa paga sumas fijas mensuales sin sustento de gasto real, la Corte las recalifica como salario, con todas las consecuencias prestacionales y de aportes.
Casos UGPP de reclasificación que debes evitar
La UGPP ha sancionado a empresas en casos típicos: pagos mensuales fijos llamados kilometraje sin bitácora; tarifas excesivas que no guardan relación con el costo real del vehículo; pagos a trabajadores que demostrablemente no usan vehículo propio para tareas comerciales; ausencia de soportes documentales por más de tres años; tratamiento contable inconsistente entre nómina y libros oficiales. El monto de las sanciones combina los aportes dejados de pagar más intereses moratorios y sanción por inexactitud.
Cómo documentar correctamente el reembolso para blindaje legal
La documentación robusta incluye: política escrita aprobada por junta directiva o representante legal, cláusula expresa en el contrato de trabajo o en otrosí firmado por el empleado, bitácora individual con GPS por cada desplazamiento, factura electrónica de combustible y peajes asociada al reembolso del mes, registro contable separado en cuenta de gasto operacional y conciliación mensual entre nómina, contabilidad y soportes. Esta arquitectura documental es la mejor defensa frente a una visita de UGPP o una demanda laboral del empleado.
Recomendaciones prácticas para empresas en Colombia
Las recomendaciones finales son: nunca paguen sumas fijas mensuales como reembolso de kilometraje, siempre exijan bitácora verificable, mantengan tarifas razonables alineadas con el mercado, separen claramente reembolso de auxilio de transporte y de bonificaciones, capaciten a los líderes de equipo sobre la diferencia jurídica entre estas figuras y revisen la política anualmente con asesores tributarios y laborales. Para profundizar, consulta nuestros artículos sobre [requisitos DIAN 2026](/es-MX/blog/dian-2026-deducir-reembolso-kilometraje-colombia) y [auxilio de transporte vs reembolso](/es-MX/blog/auxilio-transporte-vs-reembolso-kilometraje-colombia).