Modelo 145 y dietas exentas en España en 2026: qué cambia
La AEAT publicó los nuevos límites de dietas exentas para 2026. Cómo ajustar el Modelo 145 y la nómina.
Qué es el Modelo 145
El Modelo 145 es la declaración que cada empleado entrega al empleador para que éste calcule correctamente la retención de IRPF mensual. Incluye situación familiar, hijos, ascendientes a cargo y otras circunstancias que afectan el cálculo. No incluye dietas — pero su correcta cumplimentación condiciona el tratamiento de las dietas porque la base de retención se altera con el ingreso adicional.
Dietas exentas en 2026
La Orden HFP/792/2023 mantiene los límites históricos con actualización por IPC para 2026:
- **Locomoción en vehículo propio**: 0.26 €/km exentos. Sobre ese límite, la diferencia es renta sujeta a retención. - **Manutención sin pernocta** (España): 26.67 €/día exentos. Sobre ese límite, gravado. - **Manutención con pernocta** (España): 53.34 €/día exentos. Sobre ese límite, gravado. - **Manutención sin pernocta** (extranjero): 48.08 €/día exentos. - **Manutención con pernocta** (extranjero): 91.35 €/día exentos. - **Estancia**: el importe efectivamente justificado con factura, sin tope (siempre que sea razonable).
La empresa puede pagar más, pero el exceso entra en la base imponible del IRPF y eleva la retención.
Documentación que la AEAT pide
En una visita, la AEAT pide:
- Política interna de dietas, firmada por el empleado. - Hoja de gastos firmada (fecha, lugar, propósito, importes). - Justificantes originales o digitales (facturas con NIF de la empresa, no del empleado). - Soporte del kilometraje (bitácora con origen-destino-km y motivo). - Comprobante bancario del pago al empleado.
La diferencia entre 'dieta' (exenta hasta el tope) y 'gratificación' (totalmente gravable) la marca la documentación, no el nombre que la empresa le ponga al concepto en nómina.
Cómo ajustar nómina y Modelo 145 en 2026
1. Actualizar la tabla de tarifas en el sistema de nómina antes del primer pago de 2026. 2. Comunicar a empleados con coche propio que la tarifa por km se mantiene en 0.26 € hasta nueva orden ministerial. 3. Recordar a los empleados que actualicen el Modelo 145 si tuvieron cambio de situación familiar (matrimonio, hijos, divorcio, fallecimiento de ascendiente). Sin actualizar, la retención puede estar mal calculada y el empleado se lleva la sorpresa en la declaración. 4. Configurar el cálculo automático de la diferencia exenta vs gravable cuando el reembolso supera el tope, para que la nómina aplique retención sobre el exceso.
Caso práctico: comercial Madrid-Toledo
Una comercial recorre 1,800 km/mes visitando clientes en Madrid sur y Toledo. La empresa paga 0.30 €/km basado en costos reales más altos que el tope exento.
- Pago efectivo: 0.30 × 1,800 = 540 €/mes. - Exento: 0.26 × 1,800 = 468 €/mes. - Sujeto a retención: 72 €/mes (864 €/año).
La nómina debe identificar 468 € en concepto 'Locomoción exenta' y 72 € en concepto 'Locomoción excedida' sujeto a IRPF y a base de cotización a la Seguridad Social.
IVA: la pregunta recurrente
El IVA del combustible y peajes pagados por el empleado y reembolsados por la empresa puede ser deducible para la empresa solo si:
- La factura está a nombre de la empresa con NIF de la empresa. - Existe afectación del vehículo a la actividad económica. - Se aplica la presunción del 50% (afectación parcial) o se prueba afectación total.
Una factura a nombre del empleado nunca permite deducción de IVA por la empresa, aunque la empresa reembolse el coste con IVA incluido.
Errores comunes
1. Pagar 0.30 €/km sin separar el exceso en nómina (la empresa pierde la deducibilidad y el empleado la exención). 2. Confundir Modelo 145 con la declaración del IRPF anual. 3. No actualizar la tabla de tarifas en enero (queda 2025 vigente todo el año). 4. Reembolsar manutención por encima del tope sin retener. 5. Aceptar facturas a nombre del empleado y deducir IVA en la empresa.