Glosario de kilometraje

Glosario completo de kilometraje profesional: tributación, reembolso, vehículo, política, perfiles, GPS, documentos y organismos reguladores. 200 términos en español, portugués e inglés.

Tributación y Cumplimiento

• Actividad Empresarial — Régimen mexicano para personas físicas con actividad empresarial que deducen gastos reales.
• AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) — Autoridad fiscal española responsable del IRPF, IVA, Sociedades y de fijar el límite exento de kilometraje (0,26 €/km).
• AMT (EE.UU.) — Alternative Minimum Tax: impuesto paralelo estadounidense que limita ciertas deducciones para contribuyentes de altos ingresos.
• Art. 106 LCT (Ley de Contrato de Trabajo) — Artículo argentino que separa los gastos por viáticos de la remuneración salarial, condicionado a documentación.
• Autoridade Tributária e Aduaneira (Portugal) — Autoridad fiscal portuguesa. Acepta hasta 0,40 €/km exento para reembolso de kilometraje en vehículo propio.
• Boletín de itinerario (Portugal) — Documento portugués que registra un desplazamiento profesional en vehículo propio, exigido por la AT.
• CNPJ (Brasil) — Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, identificador fiscal de empresas en Brasil.
• CPF (Brasil) — Cadastro de Personas Físicas, identificador fiscal individual brasileño.
• Deducción fiscal — Resta de gasto profesional de la base del impuesto, reduciendo el monto a pagar.
• Deducción IRPF (Brasil) — Reconocimiento de gasto profesional como deducible en la declaración de Imposto de Renda Pessoa Física brasileña.
• Deducción SAT (México) — Reconocimiento de gastos vehiculares como deducibles por el Servicio de Administración Tributaria.
• Dieta exenta de IRPF (España) — Compensación por manutención y/o alojamiento exenta de IRPF en España, con topes diarios fijados por el Reglamento del IRPF.
• Empleado CLT (Brasil) — Trabajador formal brasileño registrado bajo la Consolidación de Leyes del Trabajo.
• FGTS (Brasil) — Fondo brasileño donde la empresa deposita mensualmente 8% del salario del empleado CLT.
• FICA (EE.UU.) — Aportes federales estadounidenses al Social Security y Medicare bajo el Federal Insurance Contributions Act.
• Form T2200 (Canadá) — Formulario canadiense firmado por el empleador que permite al trabajador deducir gastos del vehículo en T777.
• Fringe Benefits Tax — Impuesto sobre prestaciones no monetarias (Australia, Nueva Zelanda) que incluye uso particular de vehículo de empresa.
• GST — Goods and Services Tax usado en Australia, Canadá, India; equivalente al VAT.
• INSS (Brasil) — Instituto Nacional del Seguro Social brasileño, responsable de la seguridad social.
• IRS (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas — Portugal) — Impuesto portugués sobre la renta de las personas físicas. Tributa los reembolsos de kilometraje por encima de 0,40 €/km.
• ISR (México) — Impuesto Sobre la Renta federal mexicano sobre ingresos de personas físicas y morales.
• ISSQN (Brasil) — Impuesto municipal brasileño sobre servicios, 2% a 5% según municipio.
• IVA (España) — Impuesto sobre el Valor Añadido español, tasa general 21%.
• IVA (México) — Impuesto al Valor Agregado mexicano sobre consumo, tasa general 16%.
• Livro Caixa (Brasil) — Registro contable obligatorio para profesionales independientes en Brasil donde se asienta gasto deducible.
• Método de gasto real — Alternativa a la tarifa estándar: deducir los costos reales del vehículo en proporción al uso comercial.
• Mileage Allowance Relief (Reino Unido) — Deducción británica que permite recuperar la diferencia entre AMAP y lo que pagó el empleador.
• Monotributo (Argentina) — Régimen Simplificado para Pequeños Contribuyentes en Argentina, que unifica IVA, Ganancias y aportes en una cuota mensual fija.
• NIF (España) — Número de Identificación Fiscal español, equivalente al RFC y CPF.
• Per diem (tributación) — Viático diario para comida y hospedaje; exento hasta el límite GSA/IRS con propósito comercial.
• Plan accountable — Estructura de reembolso del IRS que satisface tres requisitos para que el pago quede libre de impuesto.
• Plan non-accountable — Reembolso o allowance que NO cumple los requisitos accountable; tratado como salario gravable.
• RAT (Brasil) — Aporte previsional brasileño por riesgo ambiental del trabajo, 1% a 3% sobre nómina.
• Real Decreto 462/2002 — Norma española que regula las indemnizaciones por razón del servicio para empleados públicos, incluido el kilometraje (0,19 €/km).
• Reembolso libre de impuesto — Pago por kilometraje no gravado cuando sigue las reglas de un plan accountable.
• RESICO — Régimen Simplificado de Confianza del SAT mexicano para personas físicas con ingresos hasta MXN 3,5 millones anuales.
• Retención de impuesto — Tributo retenido por el pagador antes de transferir al beneficiario.
• Revenu Québec — Autoridad fiscal provincial de Quebec, en paralelo a la CRA federal. Exige TP-64.3-V y TP-59-V para gastos del vehículo.
• RFC (México) — Registro Federal de Contribuyentes; identificador fiscal de personas físicas y morales.
• Schedule C (EE.UU.) — Anexo del Form 1040 donde los autónomos en EE.UU. registran gastos deducibles, incluyendo vehículo.
• Tarifa estándar del IRS (EE.UU.) — Tarifa por milla publicada anualmente por el IRS para deducción de gasto vehicular en EE.UU.
• Tarifa GSA — Tarifa de per diem publicada por la US General Services Administration para agencias federales.
• Tarifa HMRC (Reino Unido) — Approved Mileage Allowance Payment del HMRC: £0,45/milla hasta 10.000 millas, después £0,25.
• Tributación MEI (Brasil) — Régimen simplificado para Microempreendedor Individual en Brasil, con tributación fija mensual.
• VAT — Value Added Tax, impuesto sobre el consumo en la mayoría de países (excepto EE.UU.).

Reembolso y Pago

• Anticipo de gasto — Pago anticipado de gasto de viaje con obligación de rendir cuentas.
• Asignación / allowance — Pago mensual fijo que cubre un gasto profesional continuo como uso de vehículo propio.
• Asignación de movilidad — Allowance flexible para cualquier modo de transporte: auto, transporte público, bicicleta.
• Asignación de vehículo — Allowance específica para cubrir gastos de uso del vehículo propio en actividades profesionales.
• Beneficio en especie — Ventaja no monetaria otorgada al colaborador además del salario, frecuentemente gravable.
• Estipendio de kilometraje — Pago mensual fijo destinado a cubrir el uso esperado de vehículo propio en un puesto.
• Gross-up — Aumento bruto del pago para que el neto después de impuestos iguale el monto a entregar.
• Kilometraje comercial — Distancia recorrida con propósito profesional, base para reembolso exento y deducción fiscal.
• Kilometraje de commute — Trayecto regular casa-trabajo-casa, generalmente NO deducible ni reembolsable.
• Kilometraje de ida — Distancia de origen a destino sin retorno; común en entregas one-way.
• Kilometraje de mudanza — Distancia recorrida en mudanza, deducible solo para militares activos en EE.UU.
• Kilometraje ida y vuelta — Distancia doblada para considerar el retorno al punto de origen.
• Kilometraje médico — Distancia recorrida para tratamiento médico, deducible a la tarifa reducida del IRS.
• Kilometraje reembolsable — Subconjunto del kilometraje comercial que la política de la empresa efectivamente paga.
• Kilometraje voluntario — Distancia recorrida al servicio de entidad benéfica, deducible en EE.UU. a US$ 0,14/milla.
• Límite diario de km — Variante del mileage cap que define un tope por día trabajado.
• Pago de suma fija — Reembolso único para cubrir el gasto total estimado de un período o viaje.
• Per diem / viático — Pago diario fijo para cubrir alimentación y hospedaje en viaje fuera de la base.
• Plan FAVR — Modelo estadounidense de reembolso que combina monto fijo regional con tarifa variable por milla.
• Recoupment / devolución — Devolución del excedente de anticipo no comprobado dentro del plazo razonable.
• Reembolso de kilometraje — Pago de la empresa al colaborador para devolver el costo de uso del vehículo propio en viaje profesional.
• Reembolso vs deducción — Distinción entre recibir el dinero de vuelta de la empresa (reembolso) y restarlo del impuesto (deducción).
• Subsidio razonable de la CRA (Canadá) — Referencia de la CRA: 72¢ en los primeros 5.000 km y 66¢ por encima (2026); +4¢ en YT/NT/NU.
• Tarifa AMAP (Reino Unido) — Tarifa por milla aprobada por HMRC para reembolso exento: 45p / 25p para coches en 2026.
• Tarifa de kilometraje — Valor monetario pagado por unidad de distancia (km o milla) recorrida en desplazamiento profesional.
• Tarifa fija y variable (FAVR) — Modelo de reembolso que combina pago fijo mensual con tarifa variable por km recorrido.
• Tarifa por kilómetro — Forma específica de la tarifa de kilometraje usando el kilómetro como unidad de distancia.
• Tarifa por viaje — Modelo de reembolso que paga monto fijo por viaje en vez de por km recorrido.
• Tarjeta de combustible — Tarjeta prepagada o corporativa dedicada al abastecimiento, alternativa al reembolso por nota.
• Tope de kilometraje — Máximo de km reembolsable por viaje, día o mes definido en política.
• Tope de tarifa — Límite máximo del valor por km reembolsable, normalmente alineado con la tarifa IRS/HMRC/SAT.
• Viaje multiparada — Trayecto que incluye varias paradas comerciales entre origen y destino final.

Vehículo y Combustible

• BEV — Battery Electric Vehicle: variante técnica del término EV, siempre 100% batería.
• BYOD vehículo — Bring Your Own Device aplicado al vehículo: el colaborador usa el suyo y recibe reembolso.
• Cámara vehicular — Cámara fija en el parabrisas que graba continuamente; útil para siniestros y auditoría de viajes.
• Clasificación vehicular — Categorías regulatorias de vehículos por peso, uso y combustible.
• Depreciación del vehículo — Pérdida de valor del vehículo en el tiempo, componente clave del costo total por km.
• Eficiencia de combustible — Cuánto rinde un vehículo por unidad de combustible; expresado en km/L o MPG.
• Gestión de flota — Conjunto de procesos y herramientas para administrar vehículos comerciales, conductores y gastos.
• Híbrido enchufable (PHEV) — Híbrido con batería recargable que permite 30 a 80 km en modo eléctrico puro.
• Kilómetros por litro — Medida métrica de eficiencia de combustible usada en la mayoría de países.
• MPG — Miles per gallon: medida estadounidense de eficiencia de combustible.
• OBD-II — On-Board Diagnostics 2: puerto estándar de diagnóstico en vehículos desde 1996.
• Pool de vehículos — Flota compartida disponible para cualquier colaborador de la empresa reservar.
• Recargo por combustible — Aumento temporal a la tarifa por km para compensar alza de combustible.
• Telemática — Sistema embarcado que captura datos del vehículo (velocidad, frenadas, RPM) por GPS y OBD-II.
• Valor residual — Valor estimado del vehículo al final del periodo de uso o contrato de leasing.
• Vehículo arrendado — Vehículo en contrato de leasing operativo o financiero, alternativa a la compra.
• Vehículo de combustión (ICE) — Internal Combustion Engine: vehículo a gasolina, diésel o GLP.
• Vehículo de empresa — Vehículo en propiedad o leasing de la empresa, asignado a un colaborador específico.
• Vehículo de flota — Vehículo registrado en flota corporativa, con seguro y mantenimiento de la empresa.
• Vehículo eléctrico (EV) — Vehículo 100% eléctrico sin motor de combustión interna.
• Vehículo híbrido — Vehículo con motor de combustión y eléctrico, típicamente 40% a 60% más eficiente que un ICE.
• Vehículo ligero — Categoría vehicular de PBV hasta 3.500 kg: autos, SUVs, pickups ligeras.
• Vehículo propio — Vehículo de propiedad del colaborador o de la empresa, sin contrato de leasing.

Política Corporativa

• Aprobación del jefe — Primera aprobación de un gasto, realizada por el superior directo del colaborador.
• Aprobación financiera — Capa de aprobación posterior al jefe, enfocada en conformidad fiscal y presupuestal.
• Aprobador de gasto — Persona autorizada por política para aprobar un gasto en nombre de la empresa.
• Auditoría de kilometraje — Revisión sistemática de recibos para verificar conformidad, integridad y ausencia de fraude.
• Categoría de gasto — Clasificación contable de un gasto por tipo (combustible, hospedaje, comida, kilometraje).
• Centro de costo — Unidad contable interna usada para asignar gastos a un departamento, proyecto o actividad.
• Ciclo de reembolso — Periodicidad con que recibos pendientes se procesan en lote para pago.
• Código de proyecto — Identificador único que vincula un gasto a un proyecto específico del cliente o interno.
• Detección de duplicados — Algoritmo que señala recibos con fecha, origen, destino y distancia idénticos.
• Flujo de aprobación — Secuencia de personas y reglas por las que un recibo pasa antes del pago.
• Fraude en gastos — Presentación intencional de recibo falso, inflado o duplicado para cobro indebido.
• Límite de aprobación — Monto bajo el cual la aprobación del jefe directo basta; sobre el monto requiere escalación.
• Manejo de excepciones — Procedimiento para aprobar gastos fuera de política en casos justificados.
• Periodo razonable — Ventana de tiempo del IRS para sustanciar y devolver excedente bajo plan accountable.
• Plazo de envío — Fecha límite para el colaborador enviar recibos del periodo; pasado pueden ser rechazados.
• Política de gastos — Documento interno que define límites, tarifas y reglas para reembolso de gastos profesionales.
• Política de kilometraje — Documento interno con tarifa, límites, documentación y flujo para reembolso de km.
• Política T&E — Travel & Expense: política unificada que cubre viajes, kilometraje, hospedaje y comida.
• Privacidad y kilometraje — Aplicación de la ley de protección de datos al registro de ubicación y nombres de pacientes/clientes.
• Propósito comercial — Justificación profesional específica que sustenta un gasto como deducible o reembolsable.
• Registro contemporáneo — Registro hecho en el momento del viaje o poco después, considerado más confiable.
• Retención de registros — Periodo mínimo durante el cual se deben conservar recibos y comprobantes.
• Sustanciación — Presentación de los elementos exigidos para comprobar un gasto: fecha, monto, propósito, lugar.
• Trazabilidad / pista de auditoría — Conjunto de evidencias que permite reconstruir el historial de un gasto en auditoría.

Perfiles de Conductor

• Agente inmobiliario — Profesional que hace visitas a inmuebles con clientes para compra o renta.
• Auditor de campo — Profesional que se traslada para auditar físicamente cliente, proveedor o unidad.
• Autónomo (Brasil) — Profesional brasileño que presta servicio sin vínculo CLT, dentro o fuera del MEI.
• Conductor de app — Trabajador autónomo que ofrece transporte privado por plataformas como Uber, Didi o Cabify.
• Conductor por milla (CPM) — Trailero remunerado por milla recorrida, modelo dominante en transporte estadounidense.
• Contratista 1099 (EE.UU.) — Trabajador estadounidense no empleado, recibe Form 1099-NEC y declara en Schedule C.
• Contratista independiente — Término genérico para trabajador autónomo sin vínculo laboral.
• Cuidador domiciliario — Profesional que presta cuidado personal continuo en el domicilio del paciente.
• Empleado W-2 (EE.UU.) — Trabajador estadounidense formal con retención en nómina; recibe Form W-2 anualmente.
• Enfermero domiciliario — Profesional de salud que hace visitas en el domicilio del paciente.
• Freelancer — Profesional autónomo que presta servicios por proyecto a múltiples clientes.
• Fuerza laboral móvil — Conjunto de colaboradores cuyo trabajo ocurre en varios sitios a lo largo del día.
• Kilometraje sin pasajero / sin carga — Kilómetros recorridos en desplazamiento profesional sin pasajero o mercancía.
• Mensajero — Profesional dedicado a entregas urbanas urgentes de documentos y pequeños paquetes.
• Repartidor — Profesional que hace entregas locales de comida, paquetes o mercancías.
• Taxista — Conductor profesional registrado en flota tradicional de taxi con tarifa regulada.
• Técnico de campo — Profesional que ejecuta servicio técnico en sitio del cliente: instalación, mantenimiento, reparación.
• Trabajador de gig economy — Profesional autónomo cuyo trabajo es mediado por plataforma digital sin vínculo laboral.
• Trailero — Conductor profesional de tráiler para transporte de carga interestatal o local.
• Vehículo de app — Vehículo registrado y adaptado para operar en plataforma de transporte privado.
• Vendedor externo — Vendedor que visita clientes presencialmente, sin puesto fijo en tienda u oficina.
• Ventas externas — Modalidad comercial basada en visita presencial a clientes en campo.

Distancia y GPS

• API de ruteo — Servicio externo (Google Maps, Mapbox, OSRM) que calcula distancia y tiempo conducidos reales.
• Aplicación GPS — Software del smartphone que captura coordenadas y ruta en tiempo real para registrar viajes.
• Calculadora de kilometraje — Herramienta digital que calcula distancia y valor de reembolso a partir de origen, destino y tarifa.
• Cálculo de distancia — Determinación de los kilómetros entre origen y destino para reembolso.
• Detección automática de viaje — Función que identifica inicio y fin de un viaje por aceleración y velocidad, sin botón manual.
• Distancia de gran círculo — Menor distancia entre dos puntos sobre la superficie de una esfera.
• Drift de GPS — Variación del punto GPS cuando el vehículo está detenido, acumulando "distancia" fantasma.
• Fórmula de Haversine — Ecuación trigonométrica que calcula distancia en línea recta entre dos puntos GPS en la esfera terrestre.
• Geocodificación — Conversión de dirección textual ("Av. Reforma 200") en coordenadas (lat, lon).
• Geocodificación inversa — Conversión de coordenadas (lat, lon) en dirección textual aproximada.
• Geofence — Cerca virtual definida por coordenadas, dispara evento al entrar o salir el vehículo.
• Haversine vs distancia conducida — Diferencia entre línea recta (Haversine) y recorrido real conducido por las calles.
• Lectura de odómetro — Anotación del kilometraje inicial y final del vehículo para calcular distancia.
• Map matching — Algoritmo que ajusta puntos GPS imprecisos a la calle más cercana del mapa para reconstrucción de ruta.
• Marca de tiempo — Registro automático de fecha y hora exactas en cada punto de la ruta.
• Modelo hub y spoke — Patrón logístico donde entregas convergen a un centro de distribución antes de ir a destinos finales.
• Odómetro vs GPS — Comparación entre distancia medida por odómetro del vehículo y por GPS del smartphone.
• Optimización de ruta — Elección del trayecto más eficiente en distancia o tiempo entre múltiples puntos.
• Precisión de localización — Margen de error del punto GPS en metros, varía según dispositivo y condiciones.
• Punto a punto — Cálculo de distancia directa entre exactamente un origen y un destino.
• Punto intermedio (waypoint) — Coordenada de parada entre origen y destino en una ruta con varias paradas.
• Rastreo por GPS — Captura automática de la ruta en tiempo real con coordenadas GPS del dispositivo.
• Término del día — Término destacado cada 24 horas en el glosario, alternando entre todas las categorías.
• Trilha de migajas — Secuencia cronológica de puntos GPS que reconstruye el trayecto exacto del vehículo.

Documentos y Formularios

• App de gastos — Aplicación móvil para captura, clasificación y envío de gastos profesionales.
• Bitácora de kilometraje — Registro periódico de cada viaje profesional, base del recibo y la auditoría fiscal.
• CFDI (México) — Comprobante Fiscal Digital por Internet, factura electrónica oficial mexicana.
• CFDI complementario (México) — Comprobante Fiscal Digital por Internet usado en México para sustentar gastos como combustible.
• Comprobante de gasto — Documento que prueba la ocurrencia y monto de un gasto profesional.
• Comprobante de viáticos — Conjunto de documentos que sustenta deducción de viaje de negocios ante el SAT.
• CRLV / Tarjeta de circulación — Documento de registro del vehículo que comprueba propiedad y pago de tributos.
• Declaración Anual (México) — Declaración anual de impuesto a la renta de persona física, plazo hasta 30 de abril.
• Exportación CSV — Generación de archivo en formato comma-separated values para integrar con otros sistemas.
• Extracto de kilometraje — Reporte periódico (mensual) que totaliza kilometraje por colaborador, proyecto o centro de costo.
• Firma digital — Mecanismo criptográfico que autentica al emisor y la integridad de un documento electrónico.
• Form 1040 (EE.UU.) — Declaración anual estadounidense de impuesto a la renta de persona física.
• Form 1099 (EE.UU.) — Familia de comprobantes estadounidenses para pagos a no empleados; 1099-NEC para servicios.
• Form 2106 (EE.UU.) — Formulario estadounidense para empleados deducir gastos de trabajo — uso restringido tras TCJA.
• Form W-2 (EE.UU.) — Comprobante anual estadounidense de salario pagado e impuestos retenidos por empleador.
• Hash de integridad — Huella digital criptográfica del recibo que prueba ausencia de adulteración.
• Hoja de horas — Registro de horas trabajadas por día, frecuentemente complementario al log de kilometraje.
• Hoja de ruta — Plan de la secuencia de paradas previstas para una jornada de trabajo en campo.
• Licencia de conducir — Documento oficial de habilitación para conducir vehículo motorizado.
• NF-e (Brasil) — Nota Fiscal Eletrónica brasileña, equivalente al CFDI mexicano.
• Póliza de seguro — Contrato que cubre daños materiales y responsabilidad civil en siniestros del vehículo.
• Recibo de combustible — Ticket fiscal o nota de carga de combustible usado para método de gasto real o CFDI.
• Recibo de kilometraje — Documento estandarizado que comprueba un viaje profesional para reembolso o deducción.
• Recibo PDF — Formato estándar para entrega digital de recibo de kilometraje, con hash y metadatos.
• Reporte de auditoría — Documento final que consolida hallazgos y conclusiones de una auditoría sobre gastos.
• Reporte de gastos — Documento que consolida gastos profesionales de un periodo para reembolso o contabilización.
• Schedule SE (EE.UU.) — Anexo del Form 1040 que calcula aporte de self-employed a Social Security y Medicare.

Órganos Reguladores

• AFIP (Argentina) — Administración Federal de Ingresos Públicos argentina.
• ATO (Australia) — Australian Taxation Office: agencia tributaria australiana.
• Departamento del Tesoro (EE.UU.) — Departamento federal estadounidense que supervisa al IRS y emite Treasury Regulations.
• DIAN (Colombia) — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales colombiana.
• DOT (EE.UU.) — Department of Transportation: regula transporte rodoviario, aviación y ferrocarril.
• GSA (EE.UU.) — General Services Administration: agencia federal estadounidense de logística y contratos.
• Hacienda (España) — Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) española.
• HMRC (Reino Unido) — His Majesty's Revenue and Customs: agencia tributaria británica.
• IMSS (México) — Instituto Mexicano del Seguro Social: equivalente al INSS brasileño.
• INFONAVIT (México) — Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores: equivalente al FGTS brasileño.
• IRS (EE.UU.) — Internal Revenue Service: agencia federal estadounidense de recaudación tributaria.
• Lineamientos OCDE — Guidelines de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos sobre tributación internacional.
• Modelo OCDE — Modelo de Convenio Tributario de la OCDE para evitar doble imposición entre países.
• OSHA (EE.UU.) — Occupational Safety and Health Administration: agencia estadounidense de seguridad laboral.
• Receita Federal (Brasil) — Secretaría de la Receita Federal de Brasil, equivalente al IRS y SAT.
• SAT (México) — Servicio de Administración Tributaria, equivalente al IRS.