Como criar políticas empresariais de quilometragem
Guia prático para estabelecer políticas justas e eficientes de reembolso de quilometragem na sua empresa.
Criar uma política de reembolso de quilometragem eficaz começa com a definição clara de quais viagens são elegíveis. Estabeleça critérios objetivos sobre o que constitui uma viagem a trabalho.[^rfb-substantiation]
Determine taxas de reembolso justas baseadas em pesquisa de mercado e custos operacionais reais. Considere diferenciar taxas por tipo de veículo: carros de passeio, SUVs, motos, etc.
Defina limites de distância diária ou mensal quando aplicável. Algumas empresas estabelecem tetos para evitar abusos, enquanto outras preferem políticas mais flexíveis com aprovação gerencial.
Estabeleça prazos claros para submissão de recibos, geralmente entre 30 e 90 dias após a viagem. Isso facilita a gestão financeira e evita acúmulo de pendências.
Documente tudo em um manual acessível a todos os funcionários. Use ferramentas como o Quilometragem que permitem configurar essas políticas diretamente no sistema, garantindo aplicação automática e consistente das regras.