Auditoria eletrônica do SAT: como preparar a documentação de reembolsos veiculares
Guia para responder revisões eletrônicas do SAT via Buzón Tributario com prazos legais e contabilidade XML mensal.
O que é a auditoria eletrônica do SAT
A revisão eletrônica é uma faculdade prevista no artigo 53-B do Código Fiscal da Federação que permite ao SAT auditar contribuintes integralmente por meios digitais[^cff-53b]. Toda comunicação ocorre via Buzón Tributario, obrigatório desde 2014 para pessoas jurídicas[^buzon-sat].
Buzón Tributario como canal único
O Buzón é o sistema oficial de notificações. A autoridade publica resoluções e ofícios e o contribuinte deve consultar a caixa pelo menos a cada três dias naturais. A notificação é efetiva no quarto dia útil após o envio se o documento não for aberto[^buzon-sat].
Sequência da revisão
O SAT detecta inconsistências no cruzamento de CFDI e emite resolução provisional com pré-liquidação. O contribuinte tem quinze dias úteis para apresentar provas ou aceitar com desconto de 20% na multa[^cff-53b].
Prazos legais
São quinze dias para contestar a resolução provisional, dez dias adicionais se houver segundo requerimento e quarenta dias para a resolução definitiva. Todos os prazos são em dias úteis a partir da notificação efetiva.
Documentação mínima de reembolsos veiculares
Mantenha bitácora detalhada (origem, destino, data, quilômetros, motivo), CFDI de combustível com pagamento eletrônico, política interna assinada, comprovantes de transferência ao colaborador e conciliação entre bitácora e CFDI[^cfdi-guia].
Contabilidade eletrônica XML mensal
Pessoas jurídicas enviam mensalmente balança e catálogo de contas em XML conforme Anexo 24. As contas de reembolsos devem ter código agrupador SAT e bater com a declaração anual.
Estratégia de resposta
Valide a autenticidade do ofício no portal do SAT, organize provas em PDF assinado com e.firma e carregue no Buzón com índice numerado.
Erros que custam deduções
Bitácoras genéricas, CFDI de gasolina pagos em dinheiro acima de dois mil pesos, políticas desatualizadas e contas fora do catálogo enviado são os achados mais frequentes. Conserve toda evidência por cinco anos conforme artigo 30 do CFF.