CFDI 4.0 para reembolso de viagens e quilometragem: campos obrigatórios passo a passo
Guia prático dos campos do CFDI 4.0, complementos de Nómina e Viáticos, Carta Porte e validações de RFC para reembolsos no México.
Por que o CFDI 4.0 mudou as regras
Com a vigência obrigatória do CFDI 4.0, qualquer reembolso de viagens ou quilometragem que queira ser dedutível de ISR precisa estar respaldado por comprovantes alinhados às novas exigências do SAT. A versão 4.0 trouxe validações mais rígidas: nome e CEP exatos do receptor, regime fiscal, uso do CFDI coerente com a operação, e os campos `ObjetoImp` e `Exportacion` em cada conceito.[^sat-cfdi40]
Dados do receptor sem margem para erro
O receptor precisa ser cadastrado exatamente como na Constancia de Situación Fiscal: razão social em maiúsculas, RFC vigente, CEP do domicílio fiscal e regime fiscal correto. O SAT valida em tempo real; qualquer divergência derruba o selo do PAC.
ClaveProdServ 84111506 para viagens
Para reembolsos de despesas de viagem, a chave recomendada é `84111506` (Serviços de reembolso de despesas de empregados) no catálogo do SAT.[^sat-catalogos] Combinada com a ClaveUnidad adequada (`E48` para serviço ou `KMT` quando se fatura por quilômetros), descreve com precisão a natureza do gasto.
ObjetoImp e IVA
Em cada conceito do CFDI 4.0 é obrigatório declarar `ObjetoImp`. Em reembolsos puros sem IVA, o valor típico é `01`. Se houver margem tributada, usa-se `02` e detalham-se os impostos. Errar esse campo gera rejeição imediata do PAC.
Complemento de Nómina
Quando o quilometraje é pago via folha de pagamento, deve-se usar o complemento Nómina 1.2 com o conceito correto em `OtrosPagos` ou `Percepciones`. A parcela que ultrapassa o teto isento vira renda tributável.
Complemento de Viáticos
O caminho mais seguro é o empregado entregar CFDI de combustível, pedágio e hospedagem em nome da empresa, e a empresa registrar o reembolso interno conciliado com esses comprovantes.
Carta Porte: quando se aplica
A Carta Porte 3.0 é obrigatória apenas quando se transportam mercadorias por vias federais.[^sat-cartaporte] No reembolso de quilometragem por visitas comerciais não se aplica, mas se a empresa envia produtos no carro do colaborador, sim. As multas começam em 17 mil pesos.
Checklist final
Antes de timbrar: RFC e CEP corretos, regime fiscal vigente, `UsoCFDI` apropriado (`G03` é comum), `ClaveProdServ` consistente, `ObjetoImp` declarado, complemento certo anexado e método de pagamento real. Com essa disciplina, o reembolso vira um processo previsível.