Plantillas de política · TXT
Plantilla de política de kilometraje
Política completa de reembolso por km — lista para personalizar con tu RFC y tarifa interna.
Toda empresa que reembolsa kilometraje necesita una política escrita — sin ella, cada caso se vuelve negociación uno a uno, genera disputas con finanzas y expone a la empresa en auditoría laboral. Esta plantilla cubre los 8 bloques que recomendamos a clientes: elegibilidad, tarifa por km, cálculo, comprobación, plazos, excepciones, aprobación y revisión anual. Descarga el archivo de texto, ábrelo en Word o Google Docs, reemplaza los campos entre corchetes por tu realidad y publícalo en el manual del colaborador.
Cuándo usar esta plantilla
Úsala si tu empresa reembolsa a empleados, terceros o prestadores por el uso de vehículo propio en actividades profesionales. Sirve igual para empresas de 5 o 5.000 colaboradores — la estructura es la misma, solo cambian la tarifa y los límites. Atención especial para empresas que pagan viáticos fijos: el SAT y la DIAN exigen distinción clara entre reembolso por gasto real (no gravable) y viático fijo (gravable como salario). La política debe explicitar esa distinción, o todo el reembolso puede recalificarse como salario en fiscalización.
Cómo personalizarla en 5 pasos
- 1. Reemplaza el encabezado — Cambia [NOMBRE DE LA EMPRESA], [RFC/NIT] y [FECHA DE VIGENCIA] por tus datos. Versiona con fecha — ej.: v2.0, vigente desde 01/01/2026.
- 2. Define tu tarifa por km — La tarifa estándar sugerida es MXN 6,50/km o COP 2.200/km. Ajusta con base en el costo real de operación de tu sector.
- 3. Define los límites — Recomendamos límite mensual por colaborador (ej.: 2.500 km) y propósito permitido (visita a cliente, transporte de equipo, capacitación externa).
- 4. Define el flujo de aprobación — Quién aprueba el reembolso? Gerente directo, gerente regional, RH? Especifica el nombre del cargo, no de la persona, para que la política no envejezca.
- 5. Publica y capacita — Comparte vía plataforma de RH, pide firma digital y capacita a los gerentes. Reabre la política anualmente para revisar la tarifa.
Errores comunes
- Confundir reembolso con viático — El viático fijo entra en nómina como salario y genera cargas. El reembolso variable por km no — siempre que esté comprobado con log.
- No definir tope mensual — Sin tope, algunos colaboradores pueden reportar km muy por encima de la media del equipo, generando costo descontrolado.
- Olvidar plazo de presentación — Presentaciones fuera del mes de competencia complican el cierre contable. Define un plazo (ej.: hasta el día 5 del mes siguiente).
- No revisar anualmente — La inflación del combustible y los cambios regulatorios exigen revisión anual de la tarifa por km. Incluye cláusula de revisión.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo adaptarla para empleados y prestadores en la misma política?
- Sí. La plantilla ya tiene sección específica para cada vínculo. Empleados necesitan cláusula de no-incorporación al salario; prestadores requieren previsión contractual.
- ¿La tarifa debe ser igual para todos?
- No, pero las diferencias deben justificarse (ej.: regiones con peajes más caros, categoría del vehículo exigido).
- ¿Necesito aprobación jurídica?
- Recomendamos revisión por tu área legal o contador antes de publicarla — especialmente la cláusula fiscal.
- ¿La plantilla es DOC o PDF?
- La descarga es texto plano (.txt), que abre en Word, Google Docs y LibreOffice manteniendo estructura. Pega, formatea y exporta a PDF si prefieres.
- ¿Tienen versión para flota propia?
- Esta política cubre vehículo del colaborador. Para flota propia, combínala con la política de uso de vehículo corporativo (en desarrollo).
Después de adoptar la política, considera implementar nuestra calculadora online: aplica automáticamente las reglas (tarifa, tope, propósito) y genera recibos numerados auditables — eliminando la fricción entre colaborador y finanzas.