Plantillas de política · TXT
Plantilla de política de gastos (T&E)
Política completa de gastos corporativos (T&E) — kilometraje, alimentación, hospedaje, representación.
La política de kilometraje es parte de una política mayor de Travel & Expense (T&E), que cubre alimentación, hospedaje, transporte aéreo, representación y kilometraje. Esta plantilla ofrece la estructura completa en texto listo para personalizar — usada como complemento o alternativa a la política específica de kilometraje. Cubre 10 categorías y los 6 bloques esenciales (alcance, límites, comprobación, aprobación, reembolso, excepciones).
Cuándo usar esta plantilla
Cuando necesites una política única que cubra TODOS los gastos (no solo kilometraje). Empresas con 50+ colaboradores prefieren la T&E completa; debajo, la política específica de kilometraje puede bastar. Combina con la específica si quieres mayor detalle en esa categoría.
Cómo usar en 5 pasos
- 1. Personaliza encabezado y alcance — Nombre de empresa, vigencia, áreas cubiertas.
- 2. Define límites por categoría — Hospedaje por noche (ej.: MXN 2.000 CDMX, MXN 1.500 ciudad media); comida (ej.: MXN 250 almuerzo); km (ej.: MXN 6,50).
- 3. Matriz de aprobación por monto — Hasta MXN 5.000: gerente directo. MXN 5.000-20.000: gerente senior. Arriba: director.
- 4. Define sistema de submisión — Plataforma (Concur, Clara, propio), plazo (día 5), formato.
- 5. Capacita y publica — Distribuye a todos; FAQ interna; capacita gerentes.
Errores comunes
- Límites demasiado genéricos — Comida en CDMX ≠ comida en ciudad media. Límite por región reduce fricción.
- No actualizar con inflación — Límite de hospedaje de 2018 es irreal en 2026. Revisa anual.
- Olvidar representación — Gasto de representación tiene reglas fiscales específicas — no lo trates como gasto común.
- No definir lo NO reembolsable — Multas, alcohol, upgrade de clase, gasto personal. Lista explícito.
Preguntas frecuentes
- ¿Reemplaza la política de kilometraje?
- Puede reemplazarla, pero la específica es más detallada en log y cálculo. Recomendamos mantener ambas en empresas grandes.
- ¿Sirve para prestadores?
- Sí, con sección específica. Tratamiento contable distinto.
- ¿Cómo integro con tarjeta corporativa?
- La tarjeta es opcional pero recomendable para comida y hospedaje. Kilometraje normalmente no usa tarjeta.
- ¿Hay versión por idioma?
- Descarga es texto simple. Para multilingüe, traduce por sección y versiona por idioma.
- ¿Pasa auditoría?
- Sí, si se sigue en la práctica. Política sin adherencia es peor que ausencia de política.
La calculadora online cubre el componente de kilometraje. Para representación, alimentación y hospedaje, integra con tu sistema de gastos (Clara, Concur, propio).