Glosario de kilometraje

Glosario completo de kilometraje profesional: tributación, reembolso, vehículo, política, perfiles, GPS, documentos y organismos reguladores. 200 términos en español, portugués e inglés.

Tributación y Cumplimiento

Actividad Empresarial — Régimen mexicano para personas físicas con actividad empresarial que deducen gastos reales.
AEAT (Agencia Estatal de Administración Tributaria) — Autoridad fiscal española responsable del IRPF, IVA, Sociedades y de fijar el límite exento de kilometraje (0,26 €/km).
AMT (EE.UU.) — Alternative Minimum Tax: impuesto paralelo estadounidense que limita ciertas deducciones para contribuyentes de altos ingresos.
Art. 106 LCT (Ley de Contrato de Trabajo) — Artículo argentino que separa los gastos por viáticos de la remuneración salarial, condicionado a documentación.
Autoridade Tributária e Aduaneira (Portugal) — Autoridad fiscal portuguesa. Acepta hasta 0,40 €/km exento para reembolso de kilometraje en vehículo propio.
Boletín de itinerario (Portugal) — Documento portugués que registra un desplazamiento profesional en vehículo propio, exigido por la AT.
CNPJ (Brasil) — Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica, identificador fiscal de empresas en Brasil.
CPF (Brasil) — Cadastro de Personas Físicas, identificador fiscal individual brasileño.
Deducción fiscal — Resta de gasto profesional de la base del impuesto, reduciendo el monto a pagar.
Deducción IRPF (Brasil) — Reconocimiento de gasto profesional como deducible en la declaración de Imposto de Renda Pessoa Física brasileña.
Deducción SAT (México) — Reconocimiento de gastos vehiculares como deducibles por el Servicio de Administración Tributaria.
Dieta exenta de IRPF (España) — Compensación por manutención y/o alojamiento exenta de IRPF en España, con topes diarios fijados por el Reglamento del IRPF.
Empleado CLT (Brasil) — Trabajador formal brasileño registrado bajo la Consolidación de Leyes del Trabajo.
FGTS (Brasil) — Fondo brasileño donde la empresa deposita mensualmente 8% del salario del empleado CLT.
FICA (EE.UU.) — Aportes federales estadounidenses al Social Security y Medicare bajo el Federal Insurance Contributions Act.
Form T2200 (Canadá) — Formulario canadiense firmado por el empleador que permite al trabajador deducir gastos del vehículo en T777.
Fringe Benefits Tax — Impuesto sobre prestaciones no monetarias (Australia, Nueva Zelanda) que incluye uso particular de vehículo de empresa.
GST — Goods and Services Tax usado en Australia, Canadá, India; equivalente al VAT.
INSS (Brasil) — Instituto Nacional del Seguro Social brasileño, responsable de la seguridad social.
IRS (Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas — Portugal) — Impuesto portugués sobre la renta de las personas físicas. Tributa los reembolsos de kilometraje por encima de 0,40 €/km.
ISR (México) — Impuesto Sobre la Renta federal mexicano sobre ingresos de personas físicas y morales.
ISSQN (Brasil) — Impuesto municipal brasileño sobre servicios, 2% a 5% según municipio.
IVA (España) — Impuesto sobre el Valor Añadido español, tasa general 21%.
IVA (México) — Impuesto al Valor Agregado mexicano sobre consumo, tasa general 16%.
Livro Caixa (Brasil) — Registro contable obligatorio para profesionales independientes en Brasil donde se asienta gasto deducible.
Método de gasto real — Alternativa a la tarifa estándar: deducir los costos reales del vehículo en proporción al uso comercial.
Mileage Allowance Relief (Reino Unido) — Deducción británica que permite recuperar la diferencia entre AMAP y lo que pagó el empleador.
Monotributo (Argentina) — Régimen Simplificado para Pequeños Contribuyentes en Argentina, que unifica IVA, Ganancias y aportes en una cuota mensual fija.
NIF (España) — Número de Identificación Fiscal español, equivalente al RFC y CPF.
Per diem (tributación) — Viático diario para comida y hospedaje; exento hasta el límite GSA/IRS con propósito comercial.
Plan accountable — Estructura de reembolso del IRS que satisface tres requisitos para que el pago quede libre de impuesto.
Plan non-accountable — Reembolso o allowance que NO cumple los requisitos accountable; tratado como salario gravable.
RAT (Brasil) — Aporte previsional brasileño por riesgo ambiental del trabajo, 1% a 3% sobre nómina.
Real Decreto 462/2002 — Norma española que regula las indemnizaciones por razón del servicio para empleados públicos, incluido el kilometraje (0,19 €/km).
Reembolso libre de impuesto — Pago por kilometraje no gravado cuando sigue las reglas de un plan accountable.
RESICO — Régimen Simplificado de Confianza del SAT mexicano para personas físicas con ingresos hasta MXN 3,5 millones anuales.
Retención de impuesto — Tributo retenido por el pagador antes de transferir al beneficiario.
Revenu Québec — Autoridad fiscal provincial de Quebec, en paralelo a la CRA federal. Exige TP-64.3-V y TP-59-V para gastos del vehículo.
RFC (México) — Registro Federal de Contribuyentes; identificador fiscal de personas físicas y morales.
Schedule C (EE.UU.) — Anexo del Form 1040 donde los autónomos en EE.UU. registran gastos deducibles, incluyendo vehículo.
Tarifa estándar del IRS (EE.UU.) — Tarifa por milla publicada anualmente por el IRS para deducción de gasto vehicular en EE.UU.
Tarifa GSA — Tarifa de per diem publicada por la US General Services Administration para agencias federales.
Tarifa HMRC (Reino Unido) — Approved Mileage Allowance Payment del HMRC: £0,45/milla hasta 10.000 millas, después £0,25.
Tributación MEI (Brasil) — Régimen simplificado para Microempreendedor Individual en Brasil, con tributación fija mensual.
VAT — Value Added Tax, impuesto sobre el consumo en la mayoría de países (excepto EE.UU.).

Reembolso y Pago

Anticipo de gasto — Pago anticipado de gasto de viaje con obligación de rendir cuentas.
Asignación / allowance — Pago mensual fijo que cubre un gasto profesional continuo como uso de vehículo propio.
Asignación de movilidad — Allowance flexible para cualquier modo de transporte: auto, transporte público, bicicleta.
Asignación de vehículo — Allowance específica para cubrir gastos de uso del vehículo propio en actividades profesionales.
Beneficio en especie — Ventaja no monetaria otorgada al colaborador además del salario, frecuentemente gravable.
Estipendio de kilometraje — Pago mensual fijo destinado a cubrir el uso esperado de vehículo propio en un puesto.
Gross-up — Aumento bruto del pago para que el neto después de impuestos iguale el monto a entregar.
Kilometraje comercial — Distancia recorrida con propósito profesional, base para reembolso exento y deducción fiscal.
Kilometraje de commute — Trayecto regular casa-trabajo-casa, generalmente NO deducible ni reembolsable.
Kilometraje de ida — Distancia de origen a destino sin retorno; común en entregas one-way.
Kilometraje de mudanza — Distancia recorrida en mudanza, deducible solo para militares activos en EE.UU.
Kilometraje ida y vuelta — Distancia doblada para considerar el retorno al punto de origen.
Kilometraje médico — Distancia recorrida para tratamiento médico, deducible a la tarifa reducida del IRS.
Kilometraje reembolsable — Subconjunto del kilometraje comercial que la política de la empresa efectivamente paga.
Kilometraje voluntario — Distancia recorrida al servicio de entidad benéfica, deducible en EE.UU. a US$ 0,14/milla.
Límite diario de km — Variante del mileage cap que define un tope por día trabajado.
Pago de suma fija — Reembolso único para cubrir el gasto total estimado de un período o viaje.
Per diem / viático — Pago diario fijo para cubrir alimentación y hospedaje en viaje fuera de la base.
Plan FAVR — Modelo estadounidense de reembolso que combina monto fijo regional con tarifa variable por milla.
Recoupment / devolución — Devolución del excedente de anticipo no comprobado dentro del plazo razonable.
Reembolso de kilometraje — Pago de la empresa al colaborador para devolver el costo de uso del vehículo propio en viaje profesional.
Reembolso vs deducción — Distinción entre recibir el dinero de vuelta de la empresa (reembolso) y restarlo del impuesto (deducción).
Subsidio razonable de la CRA (Canadá) — Referencia de la CRA: 72¢ en los primeros 5.000 km y 66¢ por encima (2026); +4¢ en YT/NT/NU.
Tarifa AMAP (Reino Unido) — Tarifa por milla aprobada por HMRC para reembolso exento: 45p / 25p para coches en 2026.
Tarifa de kilometraje — Valor monetario pagado por unidad de distancia (km o milla) recorrida en desplazamiento profesional.
Tarifa fija y variable (FAVR) — Modelo de reembolso que combina pago fijo mensual con tarifa variable por km recorrido.
Tarifa por kilómetro — Forma específica de la tarifa de kilometraje usando el kilómetro como unidad de distancia.
Tarifa por viaje — Modelo de reembolso que paga monto fijo por viaje en vez de por km recorrido.
Tarjeta de combustible — Tarjeta prepagada o corporativa dedicada al abastecimiento, alternativa al reembolso por nota.
Tope de kilometraje — Máximo de km reembolsable por viaje, día o mes definido en política.
Tope de tarifa — Límite máximo del valor por km reembolsable, normalmente alineado con la tarifa IRS/HMRC/SAT.
Viaje multiparada — Trayecto que incluye varias paradas comerciales entre origen y destino final.

Vehículo y Combustible

BEV — Battery Electric Vehicle: variante técnica del término EV, siempre 100% batería.
BYOD vehículo — Bring Your Own Device aplicado al vehículo: el colaborador usa el suyo y recibe reembolso.
Cámara vehicular — Cámara fija en el parabrisas que graba continuamente; útil para siniestros y auditoría de viajes.
Clasificación vehicular — Categorías regulatorias de vehículos por peso, uso y combustible.
Depreciación del vehículo — Pérdida de valor del vehículo en el tiempo, componente clave del costo total por km.
Eficiencia de combustible — Cuánto rinde un vehículo por unidad de combustible; expresado en km/L o MPG.
Gestión de flota — Conjunto de procesos y herramientas para administrar vehículos comerciales, conductores y gastos.
Híbrido enchufable (PHEV) — Híbrido con batería recargable que permite 30 a 80 km en modo eléctrico puro.
Kilómetros por litro — Medida métrica de eficiencia de combustible usada en la mayoría de países.
MPG — Miles per gallon: medida estadounidense de eficiencia de combustible.
OBD-II — On-Board Diagnostics 2: puerto estándar de diagnóstico en vehículos desde 1996.
Pool de vehículos — Flota compartida disponible para cualquier colaborador de la empresa reservar.
Recargo por combustible — Aumento temporal a la tarifa por km para compensar alza de combustible.
Telemática — Sistema embarcado que captura datos del vehículo (velocidad, frenadas, RPM) por GPS y OBD-II.
Valor residual — Valor estimado del vehículo al final del periodo de uso o contrato de leasing.
Vehículo arrendado — Vehículo en contrato de leasing operativo o financiero, alternativa a la compra.
Vehículo de combustión (ICE) — Internal Combustion Engine: vehículo a gasolina, diésel o GLP.
Vehículo de empresa — Vehículo en propiedad o leasing de la empresa, asignado a un colaborador específico.
Vehículo de flota — Vehículo registrado en flota corporativa, con seguro y mantenimiento de la empresa.
Vehículo eléctrico (EV) — Vehículo 100% eléctrico sin motor de combustión interna.
Vehículo híbrido — Vehículo con motor de combustión y eléctrico, típicamente 40% a 60% más eficiente que un ICE.
Vehículo ligero — Categoría vehicular de PBV hasta 3.500 kg: autos, SUVs, pickups ligeras.
Vehículo propio — Vehículo de propiedad del colaborador o de la empresa, sin contrato de leasing.

Política Corporativa

Aprobación del jefe — Primera aprobación de un gasto, realizada por el superior directo del colaborador.
Aprobación financiera — Capa de aprobación posterior al jefe, enfocada en conformidad fiscal y presupuestal.
Aprobador de gasto — Persona autorizada por política para aprobar un gasto en nombre de la empresa.
Auditoría de kilometraje — Revisión sistemática de recibos para verificar conformidad, integridad y ausencia de fraude.
Categoría de gasto — Clasificación contable de un gasto por tipo (combustible, hospedaje, comida, kilometraje).
Centro de costo — Unidad contable interna usada para asignar gastos a un departamento, proyecto o actividad.
Ciclo de reembolso — Periodicidad con que recibos pendientes se procesan en lote para pago.
Código de proyecto — Identificador único que vincula un gasto a un proyecto específico del cliente o interno.
Detección de duplicados — Algoritmo que señala recibos con fecha, origen, destino y distancia idénticos.
Flujo de aprobación — Secuencia de personas y reglas por las que un recibo pasa antes del pago.
Fraude en gastos — Presentación intencional de recibo falso, inflado o duplicado para cobro indebido.
Límite de aprobación — Monto bajo el cual la aprobación del jefe directo basta; sobre el monto requiere escalación.
Manejo de excepciones — Procedimiento para aprobar gastos fuera de política en casos justificados.
Periodo razonable — Ventana de tiempo del IRS para sustanciar y devolver excedente bajo plan accountable.
Plazo de envío — Fecha límite para el colaborador enviar recibos del periodo; pasado pueden ser rechazados.
Política de gastos — Documento interno que define límites, tarifas y reglas para reembolso de gastos profesionales.
Política de kilometraje — Documento interno con tarifa, límites, documentación y flujo para reembolso de km.
Política T&E — Travel & Expense: política unificada que cubre viajes, kilometraje, hospedaje y comida.
Privacidad y kilometraje — Aplicación de la ley de protección de datos al registro de ubicación y nombres de pacientes/clientes.
Propósito comercial — Justificación profesional específica que sustenta un gasto como deducible o reembolsable.
Registro contemporáneo — Registro hecho en el momento del viaje o poco después, considerado más confiable.
Retención de registros — Periodo mínimo durante el cual se deben conservar recibos y comprobantes.
Sustanciación — Presentación de los elementos exigidos para comprobar un gasto: fecha, monto, propósito, lugar.
Trazabilidad / pista de auditoría — Conjunto de evidencias que permite reconstruir el historial de un gasto en auditoría.

Perfiles de Conductor

Agente inmobiliario — Profesional que hace visitas a inmuebles con clientes para compra o renta.
Auditor de campo — Profesional que se traslada para auditar físicamente cliente, proveedor o unidad.
Autónomo (Brasil) — Profesional brasileño que presta servicio sin vínculo CLT, dentro o fuera del MEI.
Conductor de app — Trabajador autónomo que ofrece transporte privado por plataformas como Uber, Didi o Cabify.
Conductor por milla (CPM) — Trailero remunerado por milla recorrida, modelo dominante en transporte estadounidense.
Contratista 1099 (EE.UU.) — Trabajador estadounidense no empleado, recibe Form 1099-NEC y declara en Schedule C.
Contratista independiente — Término genérico para trabajador autónomo sin vínculo laboral.
Cuidador domiciliario — Profesional que presta cuidado personal continuo en el domicilio del paciente.
Empleado W-2 (EE.UU.) — Trabajador estadounidense formal con retención en nómina; recibe Form W-2 anualmente.
Enfermero domiciliario — Profesional de salud que hace visitas en el domicilio del paciente.
Freelancer — Profesional autónomo que presta servicios por proyecto a múltiples clientes.
Fuerza laboral móvil — Conjunto de colaboradores cuyo trabajo ocurre en varios sitios a lo largo del día.
Kilometraje sin pasajero / sin carga — Kilómetros recorridos en desplazamiento profesional sin pasajero o mercancía.
Mensajero — Profesional dedicado a entregas urbanas urgentes de documentos y pequeños paquetes.
Repartidor — Profesional que hace entregas locales de comida, paquetes o mercancías.
Taxista — Conductor profesional registrado en flota tradicional de taxi con tarifa regulada.
Técnico de campo — Profesional que ejecuta servicio técnico en sitio del cliente: instalación, mantenimiento, reparación.
Trabajador de gig economy — Profesional autónomo cuyo trabajo es mediado por plataforma digital sin vínculo laboral.
Trailero — Conductor profesional de tráiler para transporte de carga interestatal o local.
Vehículo de app — Vehículo registrado y adaptado para operar en plataforma de transporte privado.
Vendedor externo — Vendedor que visita clientes presencialmente, sin puesto fijo en tienda u oficina.
Ventas externas — Modalidad comercial basada en visita presencial a clientes en campo.

Distancia y GPS

API de ruteo — Servicio externo (Google Maps, Mapbox, OSRM) que calcula distancia y tiempo conducidos reales.
Aplicación GPS — Software del smartphone que captura coordenadas y ruta en tiempo real para registrar viajes.
Calculadora de kilometraje — Herramienta digital que calcula distancia y valor de reembolso a partir de origen, destino y tarifa.
Cálculo de distancia — Determinación de los kilómetros entre origen y destino para reembolso.
Detección automática de viaje — Función que identifica inicio y fin de un viaje por aceleración y velocidad, sin botón manual.
Distancia de gran círculo — Menor distancia entre dos puntos sobre la superficie de una esfera.
Drift de GPS — Variación del punto GPS cuando el vehículo está detenido, acumulando "distancia" fantasma.
Fórmula de Haversine — Ecuación trigonométrica que calcula distancia en línea recta entre dos puntos GPS en la esfera terrestre.
Geocodificación — Conversión de dirección textual ("Av. Reforma 200") en coordenadas (lat, lon).
Geocodificación inversa — Conversión de coordenadas (lat, lon) en dirección textual aproximada.
Geofence — Cerca virtual definida por coordenadas, dispara evento al entrar o salir el vehículo.
Haversine vs distancia conducida — Diferencia entre línea recta (Haversine) y recorrido real conducido por las calles.
Lectura de odómetro — Anotación del kilometraje inicial y final del vehículo para calcular distancia.
Map matching — Algoritmo que ajusta puntos GPS imprecisos a la calle más cercana del mapa para reconstrucción de ruta.
Marca de tiempo — Registro automático de fecha y hora exactas en cada punto de la ruta.
Modelo hub y spoke — Patrón logístico donde entregas convergen a un centro de distribución antes de ir a destinos finales.
Odómetro vs GPS — Comparación entre distancia medida por odómetro del vehículo y por GPS del smartphone.
Optimización de ruta — Elección del trayecto más eficiente en distancia o tiempo entre múltiples puntos.
Precisión de localización — Margen de error del punto GPS en metros, varía según dispositivo y condiciones.
Punto a punto — Cálculo de distancia directa entre exactamente un origen y un destino.
Punto intermedio (waypoint) — Coordenada de parada entre origen y destino en una ruta con varias paradas.
Rastreo por GPS — Captura automática de la ruta en tiempo real con coordenadas GPS del dispositivo.
Término del día — Término destacado cada 24 horas en el glosario, alternando entre todas las categorías.
Trilha de migajas — Secuencia cronológica de puntos GPS que reconstruye el trayecto exacto del vehículo.

Documentos y Formularios

App de gastos — Aplicación móvil para captura, clasificación y envío de gastos profesionales.
Bitácora de kilometraje — Registro periódico de cada viaje profesional, base del recibo y la auditoría fiscal.
CFDI (México) — Comprobante Fiscal Digital por Internet, factura electrónica oficial mexicana.
CFDI complementario (México) — Comprobante Fiscal Digital por Internet usado en México para sustentar gastos como combustible.
Comprobante de gasto — Documento que prueba la ocurrencia y monto de un gasto profesional.
Comprobante de viáticos — Conjunto de documentos que sustenta deducción de viaje de negocios ante el SAT.
CRLV / Tarjeta de circulación — Documento de registro del vehículo que comprueba propiedad y pago de tributos.
Declaración Anual (México) — Declaración anual de impuesto a la renta de persona física, plazo hasta 30 de abril.
Exportación CSV — Generación de archivo en formato comma-separated values para integrar con otros sistemas.
Extracto de kilometraje — Reporte periódico (mensual) que totaliza kilometraje por colaborador, proyecto o centro de costo.
Firma digital — Mecanismo criptográfico que autentica al emisor y la integridad de un documento electrónico.
Form 1040 (EE.UU.) — Declaración anual estadounidense de impuesto a la renta de persona física.
Form 1099 (EE.UU.) — Familia de comprobantes estadounidenses para pagos a no empleados; 1099-NEC para servicios.
Form 2106 (EE.UU.) — Formulario estadounidense para empleados deducir gastos de trabajo — uso restringido tras TCJA.
Form W-2 (EE.UU.) — Comprobante anual estadounidense de salario pagado e impuestos retenidos por empleador.
Hash de integridad — Huella digital criptográfica del recibo que prueba ausencia de adulteración.
Hoja de horas — Registro de horas trabajadas por día, frecuentemente complementario al log de kilometraje.
Hoja de ruta — Plan de la secuencia de paradas previstas para una jornada de trabajo en campo.
Licencia de conducir — Documento oficial de habilitación para conducir vehículo motorizado.
NF-e (Brasil) — Nota Fiscal Eletrónica brasileña, equivalente al CFDI mexicano.
Póliza de seguro — Contrato que cubre daños materiales y responsabilidad civil en siniestros del vehículo.
Recibo de combustible — Ticket fiscal o nota de carga de combustible usado para método de gasto real o CFDI.
Recibo de kilometraje — Documento estandarizado que comprueba un viaje profesional para reembolso o deducción.
Recibo PDF — Formato estándar para entrega digital de recibo de kilometraje, con hash y metadatos.
Reporte de auditoría — Documento final que consolida hallazgos y conclusiones de una auditoría sobre gastos.
Reporte de gastos — Documento que consolida gastos profesionales de un periodo para reembolso o contabilización.
Schedule SE (EE.UU.) — Anexo del Form 1040 que calcula aporte de self-employed a Social Security y Medicare.

Órganos Reguladores

AFIP (Argentina) — Administración Federal de Ingresos Públicos argentina.
ATO (Australia) — Australian Taxation Office: agencia tributaria australiana.
Departamento del Tesoro (EE.UU.) — Departamento federal estadounidense que supervisa al IRS y emite Treasury Regulations.
DIAN (Colombia) — Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales colombiana.
DOT (EE.UU.) — Department of Transportation: regula transporte rodoviario, aviación y ferrocarril.
GSA (EE.UU.) — General Services Administration: agencia federal estadounidense de logística y contratos.
Hacienda (España) — Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) española.
HMRC (Reino Unido) — His Majesty's Revenue and Customs: agencia tributaria británica.
IMSS (México) — Instituto Mexicano del Seguro Social: equivalente al INSS brasileño.
INFONAVIT (México) — Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores: equivalente al FGTS brasileño.
IRS (EE.UU.) — Internal Revenue Service: agencia federal estadounidense de recaudación tributaria.
Lineamientos OCDE — Guidelines de la Organización para la Cooperación y el Desarrollo Económicos sobre tributación internacional.
Modelo OCDE — Modelo de Convenio Tributario de la OCDE para evitar doble imposición entre países.
OSHA (EE.UU.) — Occupational Safety and Health Administration: agencia estadounidense de seguridad laboral.
Receita Federal (Brasil) — Secretaría de la Receita Federal de Brasil, equivalente al IRS y SAT.
SAT (México) — Servicio de Administración Tributaria, equivalente al IRS.