Solución de problemas en importación CSV de Clara
Resuelva los problemas más comunes al importar recibos de kilometraje en formato CSV para Clara.
Por qué fallan las importaciones (y por qué rara vez es culpa de Clara)
Cuando la importación de un CSV de kilometraje falla en el panel de Clara, la primera reacción suele ser cuestionar la herramienta. En casi todos los casos, sin embargo, la falla viene de un detalle en el archivo: codificación alterada, separadores intercambiados, columnas reordenadas o centros de costo desactualizados. Esta guía resuelve los problemas más comunes y muestra cómo prevenir cada uno. Reservar 15 minutos para entender estas categorías evita horas de retrabajo a lo largo del año y elimina la mayor parte de los tickets de soporte abiertos por el financiero.
Errores de codificación UTF-8
El síntoma típico es que Clara acepta el archivo, pero muestra acentos rotos (caracteres como "ã" en lugar de "ã"). La causa casi siempre es abrir el CSV en Excel para "echarle un vistazo" antes de subirlo, porque Excel reabre como Windows-1252 o ANSI y pierde la marca UTF-8. La solución es simple: nunca abras el CSV exportado por Quilometragem antes de subirlo a Clara. Si necesitas inspeccionar el contenido, usa un editor de texto plano (VS Code, Notepad++, Sublime) que preserve la codificación. Si el archivo ya fue alterado, genera uno nuevo en Quilometragem.
Separadores intercambiados (coma vs punto y coma)
Clara acepta CSV con separador de coma o punto y coma, pero exige consistencia: el archivo entero debe usar el mismo separador. Cuando alguien edita una línea en Excel y guarda como CSV en ambiente Windows en español, el separador puede convertirse en punto y coma mientras el resto del archivo sigue con coma. Clara va a detener la importación en la primera línea inconsistente. La regla es la misma del error anterior: no edites el archivo generado. Si necesitas agregar manualmente un gasto, hazlo desde el panel de Clara, no en el CSV.
Columnas faltantes o en orden incorrecto
Clara espera una secuencia específica de columnas, y cambiar el orden o quitar cualquiera rompe la importación. Quilometragem siempre exporta con la secuencia correcta, pero hojas descargadas de plantillas antiguas de Clara pueden tener orden distinto de la versión actual. Cuando el mensaje de error mencione "campo obligatorio ausente" o "columna no reconocida", reexporta desde Quilometragem en vez de intentar reordenar manualmente. La versión de la plantilla se mantiene automáticamente sincronizada.
Separador decimal y formato de fecha
Los valores monetarios en países hispanos tradicionalmente usan coma decimal, pero el estándar CSV internacional pide punto. Quilometragem siempre genera con punto decimal porque es lo que Clara espera. Cuando alguien abre el archivo en Excel en español, el programa convierte a coma automáticamente, y el CSV guardado pasa a ser inválido. Lo mismo para fechas: el estándar es ISO (AAAA-MM-DD), y Excel puede reformatear a DD/MM/AAAA, rompiendo el reconocimiento. Editor de texto plano evita estos dos problemas de una vez.
**Detección de duplicados y centros de costo desconocidos**
Clara identifica duplicados por el identificador externo del recibo. Si reexportas el mismo lote sin cambios, Clara avisa que todo ya existe. Si reexportas con algunos recibos nuevos en medio, importa solo los nuevos. Ese comportamiento es deseable, pero confunde cuando el usuario esperaba reimportar todo. Para forzar la reimportación, elimina los asientos antiguos en el panel de Clara antes de subir el nuevo archivo. El error de centro de costo desconocido aparece cuando el proyecto fue renombrado o desactivado entre la generación del CSV y la importación.
Flujo preventivo recomendado por Quilometragem
La manera más segura de evitar problemas es seguir un flujo estándar: generar el CSV, verificar totales en el panel de Quilometragem, descargar, subir directo a Clara sin abrir, validar previsualización y confirmar. Ese flujo elimina más del 90% de los tickets de soporte. Para empresas con alto volumen, recomendamos un responsable único del upload mensual, entrenado en ese flujo, en vez de distribuir la tarea entre varios colaboradores. Documentar el procedimiento en un runbook corto también ayuda a la continuidad.
Próximos pasos cuando el problema persista
Si incluso siguiendo el flujo el error persiste, tres acciones resuelven casi todos los casos restantes. Primera: genera el CSV en un lote menor (un colaborador por vez) para aislar el asiento problemático. Segunda: compara el CSV exportado con la plantilla de referencia actual de Clara para confirmar versiones. Tercera: abre un ticket simultáneo con el soporte de Quilometragem (que ve el generador) y de Clara (que ve el importador). La combinación de esas tres acciones cierra cualquier caso límite en pocas horas.