PFAE vs Asimilados a Salarios: cómo cambia la deducción de kilometraje
Comparativo práctico entre Personas Físicas con Actividad Empresarial y Asimilados a Salarios para deducir el vehículo propio y el kilometraje.
Dos regímenes, dos lógicas fiscales muy distintas
La decisión de operar como Persona Física con Actividad Empresarial (PFAE) o como Asimilado a Salarios cambia por completo cómo se reembolsa, deduce y declara el uso del vehículo propio. Mientras la PFAE acumula ingresos por su cuenta y deduce sus gastos comprobables, el asimilado recibe pagos retenidos por su empleador como si fuera nómina, sin posibilidad de deducir gastos personales. Para alguien que recorre 1,500 km al mes en visitas comerciales, esa diferencia puede valer decenas de miles de pesos al año.[^lisr]
Quién emite el CFDI: el primer punto de quiebre
La PFAE es la que emite el CFDI de honorarios o de actividad empresarial al cliente final, lo que la convierte en sujeto activo del IVA y del ISR. El asimilado no factura: recibe un CFDI de Nómina por parte del pagador, donde el régimen 605 (Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios) marca claramente la naturaleza del ingreso.[^sat-regimenes] Esta distinción es la base sobre la que se monta toda la mecánica de la deducción del vehículo.
ISR retenido: control automático para el asimilado
Al asimilado le retienen ISR mensualmente con la tarifa del artículo 96 de la LISR, calculada sobre el ingreso bruto sin considerar gastos personales. La empresa pagadora entera la retención al SAT y emite la constancia anual. Para la PFAE, la retención solo aplica cuando factura a personas morales (10 % de ISR provisional sobre honorarios), y luego ella misma calcula su ISR anual neto contra todos sus gastos deducibles.[^lisr]
Deducción del vehículo: PFAE puede, asimilado no
La PFAE puede deducir la depreciación del vehículo (hasta el límite de 175,000 MXN de inversión), gasolina, peajes, mantenimiento, seguro y verificación, siempre que cuente con CFDI a su nombre y el pago sea por medio bancarizado cuando supere los 2,000 MXN.[^lisr] El asimilado a salarios no tiene esta posibilidad: cualquier gasto del vehículo es personal a menos que la empresa se lo reembolse contra CFDI a nombre de la propia empresa, no del trabajador.
Reembolso de kilometraje al asimilado: cómo se documenta
Cuando una empresa quiere reembolsar kilometraje a un asimilado, lo cubre como gasto operativo propio: el empleado entrega los CFDI de combustible y peajes a nombre de la empresa, y el reembolso al trabajador se registra como una salida contable interna que no genera ISR adicional. La empresa deduce los CFDI; el asimilado simplemente recupera lo que adelantó. Es importante no canalizar el reembolso por nómina como percepción gravada, porque eso anularía el carácter de reembolso y convertiría el dinero en ingreso gravable.
Reembolso a la PFAE: factura por sus servicios
La PFAE no recibe reembolso: emite un CFDI de honorarios o de actividad empresarial que ya incluye sus costos. Si quiere desglosar el kilometraje, puede agregar un concepto separado en la misma factura con la `ClaveProdServ 84111506` y la `ClaveUnidad KMT`, pero fiscalmente sigue siendo ingreso suyo del que después deducirá sus propios gastos. La diferencia es de control y transparencia ante el cliente, no de tratamiento fiscal.
IVA: otra diferencia que mucha gente subestima
La PFAE traslada IVA en sus facturas y acredita el IVA de sus gastos deducibles, incluido el del combustible y mantenimiento del vehículo. El asimilado no es sujeto de IVA en ese ingreso, por lo que no traslada ni acredita nada. Para alguien con gasto mensual alto en combustible, perder ese acreditamiento es una desventaja real al estar como asimilado.
Cuándo conviene cada régimen
Elegir entre PFAE y asimilado depende del nivel de ingresos, la cantidad de gastos comprobables y la relación con el cliente. La PFAE conviene a quien tiene gastos significativos, varios clientes y disciplina contable; los asimilados funcionan mejor cuando hay un solo pagador, ingresos previsibles y poco interés en administrar contabilidad. Cuando el vehículo propio es central para el trabajo, la PFAE casi siempre resulta más eficiente fiscalmente.
Qué documentar siempre, sin importar el régimen
En ambos casos hay que conservar bitácoras de viaje con fecha, origen, destino, propósito y kilometraje, además de los CFDI y comprobantes de pago bancarizados. Esa evidencia es la que sostiene la deducción o el reembolso ante una revisión del SAT y separa lo personal de lo profesional sin ambigüedades.