Cómo redactar una política de reembolso de kilometraje para una pyme española
Modelo de política de reembolso para pymes en España que respeta AEAT, Seguridad Social y Estatuto de los Trabajadores.
Por qué necesitas una política escrita
Una política de reembolso escrita protege a la empresa en tres frentes: ante una inspección de la AEAT (justifica que los pagos no son retribución encubierta), ante una inspección de la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS — justifica que no integran la base de cotización), y en cualquier conflicto laboral relativo al art.[^et-art26-63] 26 del Estatuto de los Trabajadores (separación entre salario y suplidos).
Estructura mínima recomendada
**1. Ámbito de aplicación.** Quién puede reclamar kilometraje (rol, departamento, tipo de contrato).
**2. Tarifa por kilómetro.** 0,26 €/km es el límite exento. Si tu pyme paga más, indica explícitamente que el exceso es retribución sujeta a retención e ingreso a cuenta y a cotización.
**3. Trayectos cubiertos.** Excluir expresamente el commuting (desplazamientos casa–centro de trabajo habitual). Incluir desplazamientos a clientes, formación, ferias, traslados temporales por servicio, y viajes entre centros de trabajo.
**4. Documentación obligatoria por viaje.** Fecha, origen, destino, motivo, kilómetros, matrícula. Se admiten partes digitales con sello temporal.
**5. Plazo de presentación.** Recomendado: máximo 30 días desde el viaje. Reduce errores y facilita el cierre mensual.
**6. Aprobación.** Quién valida (responsable directo + finanzas) y en qué plazo.
**7. Forma de pago.** Junto con la nómina o en un pago separado. Reseñar que no constituye salario a efectos de despido ni de promoción.
**8. Sanciones internas.** Falsificación de partes = sanción disciplinaria conforme al convenio aplicable.
**9. Vigencia y revisión.** Revisión semestral por el departamento financiero.
Ejemplo de cláusula
> «La empresa reembolsará 0,26 € por cada kilómetro recorrido en vehículo propio en desplazamientos profesionales debidamente autorizados, en línea con el límite exento de IRPF establecido por la Agencia Tributaria. Quedan excluidos los desplazamientos entre el domicilio del trabajador y su centro habitual. La presentación del parte mensual se realizará a través del portal interno antes del día 5 del mes siguiente.»
Aprobación e implementación
La política se aprueba por la dirección, se entrega a cada empleado afectado mediante anexo al contrato o circular interna firmada, y se cuelga en el portal del empleado. Los partes mensuales se conservan 4 años (plazo general de prescripción tributaria) o 5 (cotización a la Seguridad Social).
Conclusión
Una política bien redactada cuesta una mañana de trabajo y elimina años de fricción con AEAT, TGSS y trabajadores. Combínala con una herramienta de captura digital y tendrás compliance sin retrabajo.