Referencia · PDF
Checklist de propósito de viaje (auditable)
PDF de referencia con 30 categorías de propósito comercial aceptadas por SAT, DIAN y SRI.
La columna "propósito comercial" es la más auditada en cualquier log de kilometraje. "Reunión" es vago; "Reunión comercial con Cliente X — cierre Q1" es defendible. Esta checklist lista 30 categorías que históricamente pasan en auditoría — divididas en 6 grupos (ventas, atención, soporte, capacitación, logística, administrativo). Úsala como referencia al llenar el log diario o el formulario de reembolso, y como guía para crear tu propia taxonomía interna.
Cuándo usar esta plantilla
Úsala al definir la taxonomía de propósito de tu equipo, crear dropdown en el sistema de gastos o capacitar colaboradores que llenarán logs por primera vez. También útil en pre-auditoría: revisa los logs del mes contra esta lista para identificar entradas de alto riesgo antes de enviar al fisco.
Cómo usar en 5 pasos
- 1. Lee las 30 categorías — Cada una viene con 1-2 ejemplos. Familiarízate antes de aplicar.
- 2. Adáptala a tu sector — Sectores específicos (salud, construcción, retail) tienen propósitos propios. Agrega 3-5 personalizadas.
- 3. Crea un dropdown en tu sistema — En lugar de campo libre, ofrece lista preaprobada. Reduce errores y acelera revisión.
- 4. Capacita a quienes llenan — Distribuye el PDF y da 30 min de capacitación. Inversión que se paga en 1 mes.
- 5. Revisa antes de enviar — En pre-auditoría, marca entradas con propósito vago para complemento.
Errores comunes
- Aceptar propósito vago — "Trabajo", "Reunión", "Cliente" son vagos. Exige siempre nombre + objetivo + resultado esperado.
- Ignorar trayectos casa-trabajo — No es deducible ni reembolsable. Categoría debe quedar explícitamente excluida.
- No distinguir prospect de cliente — Visita a prospect tiene tratamiento distinto en algunos países. Marca la distinción.
- Mezclar visita con almuerzo personal — Trayecto cliente-restaurante personal no es reembolsable. Categoría debe ser separada.
Preguntas frecuentes
- ¿Puedo usar las 30 categorías?
- Sí, pero la mayoría de empresas usa 8-12. Comienza con las de tu sector y expande según necesidad.
- ¿Pasa auditoría fiscal?
- Las categorías son neutras y descriptivas — pasan auditoría siempre que correspondan a la realidad del viaje.
- ¿Funciona para empleados y prestadores?
- Sí. Las categorías de propósito son independientes del vínculo laboral.
- ¿Hay versión para uso personal?
- No — esta es solo sobre propósito comercial. Para uso personal no hay reembolso ni deducción.
- ¿Cómo exporto a mi sistema?
- Copia las categorías y pégalas como dropdown en tu ERP o sistema de gastos.
La calculadora online ya viene con dropdown estándar de propósito comercial — ahorrando 80% del tiempo de captura y reduciendo entradas vagas 90%.