Reportes · CSV
Resumen mensual de kilometraje (consolidado)
CSV consolidado por colaborador y centro de costo — base para el cierre contable mensual.
Finanzas no necesita ver cada log diario individual — necesita un consolidado mensual por colaborador y centro de costo, con totales que concilien contra nómina. Este modelo consolida todo en una página: nombre del colaborador, total km, monto a pagar, centro de costo, proyecto y estado de aprobación. Sirve como anexo al cierre mensual y como base para la asignación contable.
Cuándo usar esta plantilla
En el cierre contable mensual — generalmente entre días 5 y 10 del mes siguiente. Finanzas toma los logs individuales aprobados y consolida aquí. El resultado va a nómina y a contabilidad. Para equipos pequeños (hasta 10 colaboradores) se puede mantener manualmente; arriba de eso, integra con el sistema de gastos.
Cómo usar en 5 pasos
- 1. Lista todos los reembolsos aprobados del mes — Una fila por colaborador. Si hay múltiples centros de costo, una fila por colaborador-centro.
- 2. Importa los totales — Total km, monto solicitado, monto aprobado. Diferencia = ajustes del gerente.
- 3. Marca el estado — Aprobado, pagado, rechazado. Los rechazados van a re-análisis al mes siguiente.
- 4. Suma por centro de costo — Usa SUMIF para totalizar por CC. Ese total va a la asignación contable.
- 5. Exporta al ERP — Guarda como CSV e importa en tu sistema. Verifica contra nómina.
Errores comunes
- No cerrar antes de nómina — Si el resumen cierra después de nómina, hay retrabajo. Sincroniza fechas.
- Olvidar rechazados — Los rechazados no van a nómina, pero requieren comunicación al colaborador.
- Centro de costo erróneo — CC erróneo distorsiona presupuesto. Verifica contra el catálogo maestro.
- No conciliar con banco — El total pagado debe coincidir con el extracto bancario. Concilia mensualmente.
Preguntas frecuentes
- ¿Para cuántos colaboradores funciona?
- Sin límite técnico. Excel soporta 1M de filas. Para 100+ recomendamos sistema integrado.
- ¿Cómo integro con nómina?
- Exporta como CSV e importa en el sistema de nómina. Los campos suelen mapear 1:1.
- ¿Acepta múltiples monedas?
- Sí, pero convierte todo a moneda de empresa antes de consolidar.
- ¿Sirve para empleados y prestadores en la misma hoja?
- Sí, pero agrega columna de tipo de vínculo. Tratamiento contable distinto.
- ¿Puedo automatizar?
- Sí. Sistemas como Clara exportan directo en este formato — ahorrando 90% del tiempo.
La calculadora online exporta directo en este formato — selecciona mes, equipo y "exportar consolidado". Reduce cierre de horas a minutos.