Hojas y registros · CSV
Hoja de registro de kilometraje (diaria)
Plantilla CSV lista para llenar a diario — se abre en Excel, Google Sheets y LibreOffice.
Anotar cada desplazamiento profesional es la base de cualquier reembolso justo y de cualquier deducción fiscal que acepte el SAT, la DIAN o el SRI. Esta hoja de registro diario de kilometraje fue diseñada para la rutina real de quien maneja por trabajo: columnas mínimas, ejemplo precargado y fórmula de kilómetros acumulados. Descargas el CSV una vez, guardas una copia por vehículo o colaborador y la editas en Excel, Google Sheets o LibreOffice — sin instalar nada.
Cuándo usar esta plantilla
Usa este log diario siempre que el reembolso se pague por kilómetro recorrido, o cuando vayas a deducir un vehículo propio en tu declaración como persona física con actividad empresarial. Es también el registro mínimo que aceptan auditorías internas para representantes de ventas, técnicos de campo, enfermeras visitantes y consultores externos. Si manejas menos de 100 km al día, llénalo al final de la jornada; si manejas más, regístralo justo después de cada visita — el SAT y el IRS aceptan logs contemporáneos como evidencia primaria, pero suelen cuestionar registros reconstruidos a fin de mes.
Cómo llenarla en 5 pasos
- 1. Guarda una copia por vehículo — Renombra el archivo con la placa o el alias del coche (ej.: log-kilometraje-honda-civic-2025.csv). Un vehículo por archivo evita confusión en auditorías.
- 2. Anota el odómetro inicial — En la primera fila, registra el odómetro del día 1 del mes. Ese número es la referencia para todos los cálculos de la hoja.
- 3. Llena después de cada viaje — Fecha, hora de salida, origen, destino, propósito comercial y kilómetros recorridos. Si usas GPS, copia el valor del app de mapas.
- 4. Categoriza el propósito — Visita a cliente, reunión interna, capacitación, entrega, atención. Categorías claras facilitan la aprobación y la deducción.
- 5. Cierra el mes con odómetro final — El último día del mes, registra el odómetro final y la suma de km. La diferencia entre odómetros debe coincidir con la suma de viajes — si no, hay error.
Errores comunes
- Reconstruir el log a fin de mes — Los auditores rechazan logs sin evidencia contemporánea. Mantén el registro diario, aunque sea una línea por día.
- Mezclar uso personal con profesional — Cualquier viaje personal (almuerzo, banco, casa) debe quedar fuera. Si el vehículo es mixto, lleva dos hojas separadas.
- Olvidar el propósito comercial — La columna de propósito es la más auditada. "Reunión" es vago; "Reunión comercial con Cliente X — cierre de contrato" es defendible.
- Ignorar peajes y estacionamiento — Esos costos no entran en el per-km, pero deben registrarse en una hoja auxiliar para reembolso aparte.
Preguntas frecuentes
- ¿Sirve para deducción de impuestos?
- Sí, si tributas como persona física con actividad empresarial o régimen simplificado y conservas facturas de combustible y mantenimiento.
- ¿Funciona en Google Sheets?
- Sí. Sube el CSV a Drive, ábrelo con Google Sheets y guárdalo como hoja nativa para usar fórmulas adicionales.
- ¿Cuántas columnas tiene?
- 11 columnas esenciales. Puedes añadir más (ej.: centro de costo, proyecto) sin romper la estructura.
- ¿Necesito registrarme para descargar?
- No. La descarga es libre. Si quieres recibir actualizaciones, suscríbete a la newsletter — es opcional.
- ¿Hay versión para flota?
- Usa una copia por vehículo, o consulta nuestra plantilla "Resumen mensual de kilometraje" para consolidar varias flotas.
Descarga abajo y pruébala una semana. Si tu empresa necesita algo más robusto — con aprobación por gerente, exportación contable e integración con Clara — abre la calculadora online: genera recibos auditables en segundos.