Reportes · CSV
Reporte mensual de gastos (con kilometraje)
CSV con todas las categorías del mes — kilometraje, combustible, alimentación, hospedaje, peajes.
Cuando el reembolso va más allá del per-km, necesitas un reporte consolidado que muestre todas las categorías en una sola página. Esta plantilla agrupa kilometraje, combustible, alimentación, hospedaje y peajes en un único CSV mensual — facilitando la aprobación del gerente y el registro contable. Las columnas siguen el estándar de la mayoría de los ERPs latinoamericanos, así que puedes importar directo sin reformatear.
Cuándo usar esta plantilla
Úsala siempre que necesites consolidar todos los gastos del mes de un colaborador para reembolso o rendición de cuentas. Funciona mejor para profesionales externos (vendedores, técnicos, consultores) que mezclan kilometraje con gastos operativos. Para reembolso solo de kilometraje, prefiere el log diario; para rendición de cuentas de un anticipo corporativo, esta plantilla es más adecuada porque consolida múltiples categorías.
Cómo usar en 5 pasos
- 1. Guarda una copia por mes — Renómbrala con mes y nombre (ej.: gastos-2025-01-juan.csv). Un archivo por colaborador-mes simplifica la auditoría.
- 2. Llena en orden cronológico — Cada fila es un gasto, con fecha, categoría, valor y descripción. Anexa el comprobante en la columna de URL o referencia.
- 3. Para kilometraje, usa km × tarifa — En la fila de kilometraje, registra los km del día y calcula valor = km × tarifa interna. Mantén consistencia con la política.
- 4. Suma por categoría — Al fin de mes, usa SUMIF por categoría para validar contra la política (ej.: alimentación hasta MXN 250/día).
- 5. Envía a aprobación con anexos — Anexa el CSV y un ZIP con los comprobantes. Gerente aprueba, finanzas procesa.
Errores comunes
- Mezclar monedas sin conversión — Si hubo viaje internacional, convierte a la moneda de la empresa antes de presentar. Anota la tasa de cambio del día.
- Olvidar comprobante de kilometraje — Aunque sea un reporte consolidado, conserva el log diario como anexo — sin él, la categoría km es contestable.
- Categorizar mal — El peaje va en "peajes", no en "combustible". Categorías mezcladas dificultan el control presupuestario.
- No numerar comprobantes — Numera los comprobantes (ej.: 2025-01-15-001) y referencia en la fila del CSV. Acelera la auditoría 3x.
Preguntas frecuentes
- ¿Sirve para múltiples monedas?
- Sí, pero debes convertir manualmente. Incluye columna de moneda original y moneda de la empresa.
- ¿Puedo añadir categorías?
- Sí. Mantén las 7 estándar y añade al final (ej.: "Internet", "Coworking"). No renombres las 7 originales para preservar fórmulas.
- ¿Cómo lo integro con Clara?
- Para kilometraje específico, usa la calculadora online — exporta directo a Clara. Este CSV es para la rendición de cuentas más amplia.
- ¿Acepta imagen del comprobante en la propia hoja?
- No, el CSV es texto. Usa la columna de URL para apuntar a un drive compartido o adjunta un ZIP.
- ¿Tiene límite de filas?
- No. Excel soporta 1 millón de filas; un mes de gastos suele tener 50-100.
Para el componente de kilometraje de este reporte, considera la calculadora online — aplica tarifa, propósito y límites automáticamente, y exporta un recibo numerado que adjuntas al reporte consolidado.