¿La DIAN exige factura electrónica para reembolsar el km?

No, el reembolso interno se soporta con el recibo de kilometraje + planilla de gastos. Lo que sí debe ser factura electrónica es el servicio comercial cuando lo presta un independiente.

¿El reembolso por km es salario?

No, mientras corresponda al uso del vehículo personal en función del cargo y esté bien soportado. La doctrina de la DIAN y el CST lo tratan como pago no salarial.

¿Cómo justifico el gasto ante una visita de la DIAN?

Cada recibo lleva fecha, origen, destino, mapa GPS, distancia, valor por km, total en COP y propósito comercial. Junto con la política interna de tarifa, soporta el Art. 107 ET.

Para representantes comerciales (Colombia)

Recibos de kilometraje en COP para vendedores en ruta

Calcula la ruta real entre clientes, aplica la tarifa por km en pesos y entrega un soporte que la DIAN, la empresa y la factura electrónica reconocen.

Los representantes comerciales en Colombia recorren Bogotá, Medellín, Cali o el corredor cafetero visitando 4 a 8 clientes por día. Cuando el reembolso se hace por planilla improvisada, la DIAN puede rechazar la deducción del Art. 107 del Estatuto Tributario y la empresa pierde el costo. Kilometraje.co arma un soporte por viaje con origen, destino, mapa GPS, propósito comercial, valor por km y total en COP — listo para anexar a la factura electrónica del vendedor independiente o a la liquidación de gastos del empleado dependiente.

Dolores típicos

Visitas múltiples sin soporte DIAN — La DIAN exige soporte de cada gasto deducible. Las planillas Excel sin mapa ni propósito son las primeras que se glosan en una visita de fiscalización.
Auxilio de transporte vs reembolso por km — El auxilio de transporte (CST Art. 128) cubre el desplazamiento casa-trabajo de quienes ganan hasta 2 SMMLV. El reembolso por km cubre las visitas comerciales y se trata distinto en nómina y en renta.
Factura electrónica del comercial independiente — Los vendedores con contrato de prestación de servicios deben emitir factura electrónica DIAN. El recibo de kilometraje sirve de soporte cuando el km se factura aparte o se incluye discriminado en la cuenta de cobro.

Mejores prácticas

Tarifa atada al combustible vigente — Revisa la tarifa por km cada vez que el Ministerio de Minas ajusta el precio de la gasolina. Una tarifa razonable defiende la deducibilidad del Art. 107 ET.
Centro de costo por cuenta clave — Vincula cada visita al NIT del cliente. El CSV exportado a Siigo, Alegra o World Office llega segmentado por cliente para análisis de rentabilidad.
Separa auxilio de transporte y reembolso comercial — No mezcles el auxilio CST Art. 128 (parte de la base prestacional) con el reembolso por km comercial (no salarial si está bien soportado).

Preguntas frecuentes

¿La DIAN exige factura electrónica para reembolsar el km?: No, el reembolso interno se soporta con el recibo de kilometraje + planilla de gastos. Lo que sí debe ser factura electrónica es el servicio comercial cuando lo presta un independiente.
¿El reembolso por km es salario?: No, mientras corresponda al uso del vehículo personal en función del cargo y esté bien soportado. La doctrina de la DIAN y el CST lo tratan como pago no salarial.
¿Cómo justifico el gasto ante una visita de la DIAN?: Cada recibo lleva fecha, origen, destino, mapa GPS, distancia, valor por km, total en COP y propósito comercial. Junto con la política interna de tarifa, soporta el Art. 107 ET.

Los equipos comerciales que documentan cada visita en COP recuperan en promedio el 8% adicional de kilometraje y blindan la deducibilidad ante la DIAN.