¿Necesito facturar electrónicamente?

Si tus ingresos superan el umbral DIAN o eres responsable de IVA, sí. La Resolución 000165 de 2023 unificó la obligación. El recibo de km es soporte del rubro reembolso.

¿Puedo deducir el km como costo?

Sí. Bajo el Art. 107 ET el km cumplido en función del servicio es costo deducible cuando está soportado con recibo y la tarifa es razonable.

¿El cliente puede deducir el reembolso?

Sí, si el rubro está discriminado en la factura electrónica DIAN y soportado con el recibo de kilometraje.

Para freelancers (Colombia)

Recibos de kilometraje para freelancers que facturan a la DIAN

Cada visita a cliente, evento o entrega es un km deducible — soporte digital con mapa GPS y total en pesos, anexable a la factura electrónica.

Los freelancers colombianos (diseñadores, fotógrafos, traductores, desarrolladores, marketing) facturan por proyecto y se desplazan a cliente, eventos y entregas físicas. Bajo el Art. 107 del Estatuto Tributario, el km es costo deducible siempre que esté soportado. La factura electrónica DIAN (Resolución 000165 de 2023) permite discriminar el reembolso por km del honorario.

Dolores típicos

Reuniones presenciales con cliente — Briefings, presentaciones de propuestas, entregas finales. Cada visita acumula km que se pierde sin soporte.
Eventos y producción — Fotografía de bodas, cobertura de eventos corporativos, montaje de stands — recorridos largos que justifican el reembolso por km.
Cuenta de cobro vs factura electrónica — Si los ingresos superan el umbral DIAN, la cuenta de cobro ya no aplica: hay que emitir factura electrónica y el recibo de km es el soporte del rubro reembolso.

Mejores prácticas

Discrimina honorario y km en la factura — Línea 1: honorario profesional. Línea 2: reembolso de km × tarifa. Facilita la trazabilidad y la deducibilidad del cliente.
Tarifa en la propuesta — Define el valor por km en la propuesta firmada. Defiende la razonabilidad ante la DIAN y ante el cliente.
Archivo digital ordenado — Guarda el PDF del recibo junto con la factura electrónica DIAN del mes. Una visita de fiscalización se resuelve en minutos.

Preguntas frecuentes

¿Necesito facturar electrónicamente?: Si tus ingresos superan el umbral DIAN o eres responsable de IVA, sí. La Resolución 000165 de 2023 unificó la obligación. El recibo de km es soporte del rubro reembolso.
¿Puedo deducir el km como costo?: Sí. Bajo el Art. 107 ET el km cumplido en función del servicio es costo deducible cuando está soportado con recibo y la tarifa es razonable.
¿El cliente puede deducir el reembolso?: Sí, si el rubro está discriminado en la factura electrónica DIAN y soportado con el recibo de kilometraje.

Los freelancers que documentan el km en COP recuperan hasta el 15% adicional en reembolsos y dejan su contabilidad lista para la DIAN.