¿El km va dentro del honorario o aparte?

Depende de la propuesta. Si va aparte, se discrimina como reembolso de gastos en la factura electrónica DIAN y normalmente no genera IVA ni retención adicional sobre ese rubro.

¿Puedo deducir el km como costo en mi declaración?

Sí. Bajo el Art. 107 ET, el km cumplido en función del ejercicio profesional es costo deducible si está soportado y es razonable.

¿La DIAN acepta el recibo digital?

Sí. El recibo con fecha, origen, destino, mapa GPS, distancia, valor por km, total en COP y propósito comercial es prueba documental válida.

Para consultores (Colombia)

Recibos de kilometraje para consultores que facturan en COP

Visitas a clientes, talleres y kick-offs con mapa, propósito y total en pesos — listos para anexar a la factura electrónica DIAN del consultor independiente.

Los consultores en Colombia (estrategia, tecnología, recursos humanos, financiero) facturan por hora o por proyecto y desplazarse al cliente es parte del servicio. Bajo el Art. 107 ET, el km es costo deducible cuando está bien soportado, y bajo la Resolución 000165 de 2023 la factura electrónica del consultor independiente puede discriminar el km como rubro reembolsable.

Dolores típicos

Cliente fuera de la ciudad — Visitas a Medellín desde Bogotá o entre municipios del Valle. Recorridos de 200+ km que el cliente reembolsa sólo si llegan con soporte detallado.
Workshops y kick-offs — Talleres semanales en oficinas del cliente. Acumulan km que se pierden si se reportan al final del proyecto sin GPS.
Mezcla de honorarios y reembolso — En la factura DIAN del consultor, los honorarios se gravan con IVA y retención mientras que el reembolso por km bien discriminado puede tratarse aparte.

Mejores prácticas

Centro de costo por proyecto/cliente — Vincula cada visita al NIT del cliente y al código de proyecto. Facilita la facturación electrónica y la conciliación contable.
Tarifa pactada en la propuesta — Define la tarifa por km en la propuesta comercial. Evita discusiones en el reembolso y soporta la razonabilidad ante la DIAN.
Anexa el recibo a la factura electrónica — Adjunta el PDF del recibo a cada factura DIAN como soporte de la línea de reembolso de gastos.

Preguntas frecuentes

¿El km va dentro del honorario o aparte?: Depende de la propuesta. Si va aparte, se discrimina como reembolso de gastos en la factura electrónica DIAN y normalmente no genera IVA ni retención adicional sobre ese rubro.
¿Puedo deducir el km como costo en mi declaración?: Sí. Bajo el Art. 107 ET, el km cumplido en función del ejercicio profesional es costo deducible si está soportado y es razonable.
¿La DIAN acepta el recibo digital?: Sí. El recibo con fecha, origen, destino, mapa GPS, distancia, valor por km, total en COP y propósito comercial es prueba documental válida.

Los consultores que documentan el km en COP recuperan en promedio 12% más en reembolsos y blindan la deducibilidad de su declaración de renta.