# Reembolso a empleados en una empresa RESICO en México: paso a paso > Cómo pagar reembolso de kilometraje a empleados sin reclasificarlo como salario ante IMSS e ISR. **Autor:** Rodrigo Vázquez — Especialista en Tributación Mexicana (SAT, CFDI) **Publicado:** 2026-05-01 **Actualizado:** 2026-05-01 **URL:** https://kilometraje.co/blog/reembolso-a-empleados-en-una-empresa-resico-en-mexico-paso-a-paso **TL;DR:** Un reembolso fijo mensual se vuelve salario para SAT e IMSS. Variabilidad, bitácora y CFDI son la defensa. - Política escrita firmada - Bitácora por viaje (GPS preferible) - Tarifa MXN 5-8/km documentada - Pago en concepto separado - Revisión trimestral de exposición IMSS ## El riesgo central El SAT y el IMSS comparten una doctrina simple: cualquier pago periódico fijo a un trabajador es presunto salario. Si la empresa paga MXN 4,000 mensuales a un representante por 'gastos de gasolina', sin variabilidad y sin bitácora, el SAT lo reclasifica como salario para efectos de ISR e IMSS, generando contribuciones, recargos y multas. Para evitarlo, el reembolso de kilometraje debe variar mes a mes con el desplazamiento real y estar soportado por una bitácora. ## Paso 1: política escrita La política debe vivir en el Reglamento Interior de Trabajo (RIT) o en un anexo al contrato individual. Debe contener: - Quién es elegible (puesto, área, requisitos). - Tarifa por km vigente y procedimiento de actualización. - Trayectos elegibles y no elegibles. - Plazo de presentación (recomendado: dentro del mes siguiente). - Documentación requerida (bitácora + comprobantes de combustible). Una política firmada por el colaborador es la primera defensa contra una reclasificación. ## Paso 2: bitácora obligatoria Cada viaje debe registrar fecha, origen, destino, propósito comercial específico, kilómetros y cliente o proyecto. El SAT acepta bitácora en papel, hoja de cálculo o aplicación; lo crítico es que esté disponible y consistente. Las apps con GPS (incluyendo Quilometragem) son las más defendibles porque el dato no depende de la memoria del colaborador. ## Paso 3: tarifa por km defendible El SAT no fija una tarifa oficial. El mercado mexicano en 2026 ronda MXN 5–8 por km, según el tipo de vehículo y zona geográfica. Recomendamos: - Documentar la metodología (fórmula que considere combustible promedio + mantenimiento + depreciación). - Revisar trimestralmente con base en precio de combustible publicado por la CRE. - Mantener la misma tarifa para puestos comparables (no diferenciar por antigüedad ni género). ## Paso 4: pago via nómina o cuenta separada El reembolso puede pagarse: - En la nómina, en un concepto separado etiquetado 'Reembolso de gastos – kilometraje' (no 'Compensación' ni 'Bono'). - En una transferencia separada con referencia a la bitácora del periodo. La primera opción simplifica conciliación bancaria; la segunda hace más visible que no es salario. Ambas son válidas si la documentación está en orden. ## Paso 5: CFDI y contabilidad Del lado de la empresa: - El reembolso es deducible bajo Art. 25 LISR como 'gasto necesario'. - Combustible pagado por el colaborador debe estar respaldado por CFDI a su nombre, anexo a la bitácora. - La empresa registra el reembolso en cuenta 'Gastos de viaje del personal' o 'Gastos de venta', no en 'Sueldos y salarios'. ## Paso 6: revisión trimestral de exposición IMSS Cada trimestre, calcule el ratio reembolso/sueldo nominal por colaborador. Si para algún colaborador supera 30% del sueldo, agende una revisión específica: - ¿La variabilidad es real (rango de 40-160% del promedio)? - ¿La bitácora soporta cada peso? - ¿Hay periodos con cero kilómetros (vacaciones, incapacidad)? En la práctica, los colaboradores reclasificados en visitas IMSS son aquellos con pago mensual prácticamente idéntico durante 12 meses seguidos. ## Caso real: representante en Querétaro Un representante visita 18-25 clientes mensuales, recorriendo entre 1,400 y 2,600 km. Tarifa: MXN 6.50/km. Reembolsos mensuales: entre MXN 9,100 y MXN 16,900. Bitácora con app GPS, CFDI de gasolina anexos. Esta variabilidad y trazabilidad es lo que distingue 'reembolso' de 'salario disfrazado'. ## Errores que detonan multa 1. Pago fijo mensual idéntico por más de 6 meses. 2. Bitácora elaborada al cierre del año a partir de la memoria. 3. CFDI de combustible faltantes o a nombre de tercero. 4. Reembolso superior al 50% del sueldo bruto sin justificación documental. 5. Política no firmada o no actualizada en 3 años. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo pagar el kilometraje en efectivo? Sí, pero pierde la deducibilidad si falta CFDI de combustible y bitácora. Transferencia o nómina es más defendible. ### ¿Cuánto puede ser el reembolso sin volverse salario? No hay porcentaje oficial. Sobre 30-40% del salario base, conviene una justificación documental detallada. ### ¿La bitácora puede ser en Excel? Sí, pero tiene más riesgo en visita SAT que una app GPS. Recomendamos app + exportación periódica a PDF. ## Fuentes - [Ley del ISR Art. 25 — Deducciones autorizadas](https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LISR.pdf) — Cámara de Diputados (2026-05-01) - [Ley del Seguro Social Art. 27 — Salario base de cotización](https://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/LSS.pdf) — Cámara de Diputados (2026-05-01) - [SAT — Guía de llenado del CFDI 4.0](https://www.sat.gob.mx/) — Servicio de Administración Tributaria (2026-05-01)