# Factura electrónica y soportes para gastos de viaje en Colombia: guía 2026 > Cómo documentar gastos de viaje en Colombia en 2026 según la Resolución DIAN 000165 de 2023, el documento soporte de nómina electrónica, los plazos de transmisión y las retenciones aplicables. **Autor:** Valentina Osorio — Especialista en Tributación Colombiana (DIAN) **Publicado:** 2026-04-28 **Actualizado:** 2026-04-28 **URL:** https://kilometraje.co/blog/factura-electronica-y-soportes-para-gastos-de-viaje-en-colombia-guia-2026 **TL;DR:** Cómo documentar gastos de viaje en Colombia en 2026 según la Resolución DIAN 000165 de 2023, el documento soporte de nómina electrónica, los plazos de transmisión y las retenciones aplicables. - La Resolución DIAN 000165 de 2023 consolidó el sistema de facturación electrónica en Colombia y, junto con el Decreto 358 de 2020, define qué documentos son válidos como soporte de costos, gastos deducibles e IVA descontable. - Desde noviembre de 2024 el documento equivalente POS solo es válido cuando el comprador no exige factura electrónica y la operación no supera 5 UVT (≈ COP 235.000 en 2026). - Los viáticos permanentes hacen parte del salario y se reportan en el documento soporte de nómina electrónica (Resolución DIAN 000013 de 2021 y modificatorias). - Este documento es el único soporte válido para deducir el gasto de viaje en renta. - La empresa debe practicar y declarar estas retenciones aunque el gasto se reembolse posteriormente al colaborador. ## Marco normativo vigente en 2026 La Resolución DIAN 000165 de 2023 consolidó el sistema de facturación electrónica en Colombia y, junto con el Decreto 358 de 2020, define qué documentos son válidos como soporte de costos, gastos deducibles e IVA descontable.[^dian-165] Para 2026, los gastos de viaje (transporte terrestre y aéreo, hotel, alimentación y combustible) deben respaldarse con factura electrónica de venta con validación previa o, en su defecto, con un documento equivalente expresamente reconocido por la norma. ## Factura electrónica vs documento equivalente POS Desde noviembre de 2024 el documento equivalente POS solo es válido cuando el comprador no exige factura electrónica y la operación no supera 5 UVT (≈ COP 235.000 en 2026). Si el viajero solicita factura, el establecimiento está obligado a emitirla con el NIT de la empresa y la descripción del bien o servicio.[^dian-165] Para gastos de hotel, restaurante de cuantía mayor y tiquetes aéreos, la factura electrónica es indispensable. ## Documento soporte de nómina electrónica y viáticos Los viáticos permanentes hacen parte del salario y se reportan en el documento soporte de nómina electrónica (Resolución DIAN 000013 de 2021 y modificatorias). Los viáticos ocasionales destinados a manutención y alojamiento no constituyen salario, pero igualmente deben transmitirse al servicio de nómina electrónica dentro de los 10 días calendario siguientes al cierre del periodo.[^dian-nomina] ## Soportes en operaciones con no obligados a facturar Cuando el proveedor no está obligado a expedir factura (por ejemplo personas naturales no responsables de IVA), la empresa debe generar el "documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar" con CUDS, transmitirlo a la DIAN y conservarlo por cinco años. Este documento es el único soporte válido para deducir el gasto de viaje en renta.[^dian-165] ## Retenciones aplicables a gastos de viaje - Retención en la fuente a título de renta: 3,5% para servicios de hotel y restaurante, 4% para servicios generales y 2,5% para transporte de carga. - Retención de IVA: 15% sobre el IVA facturado cuando aplica el régimen de retenedores. - Retención de ICA: tarifa municipal según la actividad y el municipio donde se preste el servicio. La empresa debe practicar y declarar estas retenciones aunque el gasto se reembolse posteriormente al colaborador. ## Plazos de transmisión y validación La factura electrónica se valida en tiempo real ante la DIAN antes de ser entregada al adquiriente. Las notas crédito y débito deben transmitirse dentro de las 48 horas siguientes a su generación. El documento soporte en adquisiciones a no obligados se transmite el mismo día de la operación o, a más tardar, dentro de las 24 horas siguientes.[^dian-165] ## Reembolso al colaborador y trazabilidad El colaborador debe entregar al área financiera las facturas electrónicas en formato XML (no solo el PDF de representación gráfica) para que el sistema contable valide el CUFE y la firma digital. La política interna debe exigir que el NIT del adquiriente corresponda a la empresa, no al empleado, salvo en gastos personales reembolsables que se tramiten como anticipos. ## Conservación y consulta Los documentos electrónicos se conservan por cinco años contados a partir del 1 de enero del año siguiente al de su expedición, según el artículo 632 del Estatuto Tributario. La DIAN puede solicitar el XML original en cualquier auditoría; conservar solo el PDF expone a la empresa al rechazo del costo o gasto. ## Recomendaciones operativas para 2026 Implementar un flujo de aprobación que verifique automáticamente el CUFE contra el servicio público de la DIAN, integrar la captura de facturas con la plataforma de gestión de gastos y capacitar a viajeros frecuentes en exigir factura electrónica desde el primer día evita rechazos en la declaración de renta y sanciones por gastos no soportados.[^dian-faq] ## Preguntas frecuentes ### ¿Sirve el comprobante POS para deducir un gasto de viaje en 2026? Solo cuando la operación no supera 5 UVT y el comprador no exige factura. Para hotel, tiquetes aéreos o restaurantes de mayor cuantía se debe pedir factura electrónica con el NIT de la empresa. ### ¿Qué hago si el conductor de transporte informal no expide factura? La empresa genera el documento soporte en adquisiciones a no obligados a facturar, lo transmite a la DIAN dentro de las 24 horas siguientes y lo conserva con el comprobante de pago. ### ¿Por cuánto tiempo debo conservar las facturas electrónicas de viaje? Cinco años desde el 1 de enero del año siguiente al de la emisión, conservando el XML original con CUFE válido. El PDF por sí solo no es suficiente. ## Fuentes - [Resolución DIAN 000165 de 2023 - Facturación electrónica](https://www.dian.gov.co/normatividad/Normatividad/Resoluci%C3%B3n%20000165%20de%2001-11-2023.pdf) — DIAN (2026-04-28) - [Documento soporte de nómina electrónica - Servicio informático electrónico](https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/nomina-electronica.aspx) — DIAN (2026-04-28) - [Preguntas frecuentes sobre factura electrónica](https://www.dian.gov.co/impuestos/factura-electronica/Paginas/preguntas-frecuentes.aspx) — DIAN (2026-04-28)