# Documentación DIAN para viáticos comerciales en Colombia: qué sobrevive a una visita > La DIAN escaló auditorías de viáticos comerciales en 2026. La carpeta documental que sobrevive. **Autor:** Valentina Osorio — Especialista en Tributación Colombiana (DIAN) **Publicado:** 2026-04-30 **Actualizado:** 2026-04-30 **URL:** https://kilometraje.co/blog/documentacion-dian-para-viaticos-comerciales-en-colombia-que-sobrevive-a-una-visita **TL;DR:** Los viáticos comerciales en Colombia requieren documentación por viaje para sobrevivir a la DIAN. Reclasificarlos como salario es caro. - Art. 130 ET: ocasional vs permanente - Bitácora + recibos + rendición en 30 días - Pago en concepto separado - Reclasificación = parafiscales 4 años ## Por qué la DIAN está mirando viáticos en 2026 El Plan de Fiscalización 2026 de la DIAN identificó los viáticos a representantes comerciales como uno de los seis focos prioritarios. La razón: durante 2024-2025 muchas empresas migraron parte del salario a 'viáticos' para reducir aportes parafiscales y retención en la fuente. La DIAN reaccionó con cruces masivos entre PILA (planilla de pagos) y rendiciones de viáticos. ## Concepto: viático ocasional vs permanente El Art. 130 del Estatuto Tributario distingue: - **Viático ocasional**: pagado puntualmente para cubrir un viaje específico. No es ingreso laboral. No se reporta en certificado de ingresos del trabajador. La empresa lo deduce como gasto. - **Viático permanente**: pagado de manera regular como parte del paquete del cargo. Es ingreso laboral, sujeto a retención y a aportes a seguridad social y parafiscales. La frontera es práctica: si el pago se repite mensualmente con monto similar, la DIAN presume permanente y pide a la empresa probar lo contrario. ## Carpeta documental mínima Para cada viaje reembolsado, mantener: 1. **Política interna firmada** por el representante (anexo al contrato). 2. **Solicitud previa** o autorización del jefe directo. 3. **Bitácora del viaje**: fecha, ruta, propósito comercial específico (cliente, oportunidad, monto estimado). 4. **Comprobantes**: factura electrónica de combustible, peajes, hospedaje, alimentación. 5. **Rendición de cuentas** firmada y aprobada dentro de 30 días. 6. **Comprobante bancario** de pago al representante. La ausencia de cualquiera de estos elementos en una visita es motivo común de rechazo de la deducibilidad. ## Reembolso de kilometraje específicamente La DIAN no fija una tarifa por km. La práctica del mercado en 2026 es COP 1,200-1,800/km, dependiendo del tipo de vehículo y región. Recomendamos: - Documentar la metodología (fórmula con combustible, mantenimiento, depreciación, peajes promedio). - Aplicar la misma tarifa a roles equivalentes. - Revisar trimestralmente con base en precios de combustible publicados por el Ministerio de Minas y Energía. El pago del kilometraje debe respaldarse con bitácora detallada — no factura, porque el representante no es proveedor. ## Caso práctico: representante en Bogotá-Cundinamarca Una comercializadora paga COP 1,500/km a 12 representantes que cubren Bogotá-Cundinamarca-Boyacá. Cada uno recorre 1,800-2,800 km/mes. Reembolso mensual: COP 2.7M-4.2M por persona, además de salario base de COP 4M. La empresa: - Mantiene bitácora vía app GPS (precisión y trazabilidad). - Genera reporte mensual con desglose por cliente y zona. - Hace conciliación trimestral viáticos vs facturación generada (cliente visitado vs venta cerrada). - Documenta variabilidad: meses con licencias o vacaciones tienen reembolso reducido a cero. Esta estructura ha sobrevivido dos visitas DIAN sin observaciones materiales. ## Retención en la fuente Viáticos ocasionales que cumplen los requisitos del Art. 130 ET no están sujetos a retención. Si la DIAN reclasifica como permanentes, retroactivamente la empresa debe: - Aplicar retención de los últimos 4 años. - Pagar aportes a seguridad social y parafiscales (salud, pensión, ARL, caja, ICBF, SENA). - Recargos del 100% e intereses moratorios. El costo de una reclasificación de 12 representantes con 3 años de antigüedad puede llegar a COP 800M-1.2B. ## Errores que detonan reclasificación 1. Pago mensual idéntico durante más de 6 meses sin variación con el desplazamiento real. 2. Bitácora reconstruida al cierre del año. 3. Falta de comprobantes de combustible o hospedaje. 4. Pagos en efectivo sin respaldo bancario. 5. Política no actualizada en 3 años o no firmada. 6. Reembolso superior al 50% del salario base sin justificación documental detallada. ## Checklist mensual del responsable de nómina - Recepción de bitácoras de los 5 primeros días del mes. - Validación cruzada bitácora-CRM (visitas declaradas vs registradas). - Aprobación del jefe directo. - Pago en concepto separado en la nómina (no 'compensación' ni 'bono'). - Archivo de la carpeta digital con índice por representante y mes. ## Preguntas frecuentes ### ¿Puedo pagar viático en efectivo? Sí, pero se pierde trazabilidad. Por encima de 100 UVT, la DIAN exige medio bancario. ### ¿Cuánto tiempo guardar la documentación? Mínimo 5 años por la prescripción DIAN; recomendamos 10 años para casos de mayor riesgo. ## Fuentes - [Estatuto Tributario Art. 130 — Viáticos](https://www.dian.gov.co/normatividad/Paginas/EstatutoTributario.aspx) — DIAN (2026-04-30) - [DIAN — Plan de Fiscalización 2026](https://www.dian.gov.co/) — DIAN (2026-04-30)